Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ

·хранение документов;

·унификация форм документов;

·сокращение по возможности документооборота;

·методическая работа по совершенствованию Документационного обеспечения в организации;

·внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной техники.

Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существую

т различные системы документирования.

Системы документирования:

·административная;

·статистическая;

·коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система

документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распорядительную (ОРД)1.1. Положения

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

1.4. Приказы

1.5. Решения

1.6. Протоколы

2.Справочно-информационную

2.1.Письма.

2.2. Телеграммы

2.3. Телефонограммы

2.4. Докладные записки

2.5. Справки

2.6. Акты

3.По личному составу

3.1. Приказы

3.2. Личные дела

3.3. Заявления

3.4. Трудовые книжки

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематическоro каталога).

Значение классификации документов:

·обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

·повышение оперативности работы с ними.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы-классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и проuзводственно-отраслевые. В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия cтpyктypныx подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, Т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов.

Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в НИХ показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Широкое распространение получили анкеты, например, «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования предъявляемые к документообороту:

·прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

·распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

·оперативное перемещение документов;

·единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

·поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);

·отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.

По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительных случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.

 Скачать реферат