История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации

Однако практика оказалась шире. Сегодня самостоятельным фондообразователем может быть организация, не зарегистрированная в установленном порядке и не имеющая статуса юридического лица. Так, не являются юридическими лицами, согласно ГК РФ (ст. 55), представительства и филиалы организаций, однако из их документов формируются самостоятельные архивные фонды. То же можно сказать об отраслевых структ

урах районных администраций. Другими словами, наличие или отсутствие статуса юридического лица у субъектов хозяйственной, социально-культурной или общественной жизни не является главенствующим признаком.

Наибольшую трудность при фондировании документов вызывает вопрос: новый ли фондообразователь возник в результате происшедших с организацией изменений и из его документов надо создавать самостоятельный архивный фонд - или имела место реорганизация прежнего и его архивный фонд следует продолжить?

До 1990-х гг. при решении вопросов фондирования использовалась следующая типология изменений правового статуса фондообразователей, связанных с их реорганизацией: временное прекращение деятельности и последующее восстановление организации с теми же функциями; переименование организации или частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства в другое, изменения подчиненности, местонахождения, структуры, не сопровождающиеся изменениями первоначальных функций; расширение или сужение круга ведения, объемов прав, территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральной, краевой, областной, губернской и т. п.). При этом реорганизации указанного характера не влекли за собой создания новых фондообразователей.

В настоящее время реорганизация фондообразователей в большинстве случаев связана с изменением их формы собственности. Поскольку прежде это касалось лишь колхозов (кооперативно-колхозная собственность) и созданных на их базе совхозов (государственная собственность), из документов которых формировались разные архивные фонды, нормативы по архивному делу данному фактору должного внимания не уделяли. Исключение составляли документы досоветского периода. В соответствии с п. 97 Основных правил работы государственных архивов (1962 г.), «документальные материалы капиталистического (феодального) предприятия или какого-либо учреждения до и после смены их владельцев, а также при переходе учреждений в собственность акционерного общества, паевого товарищества или государства составляют единые архивные фонды».

Как известно, в соответствии с Конституцией Российской Федерации в нашей стране признаются частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. Общероссийский классификатор ОК 027-99 (2004 г.) насчитывает в общей сложности 32 наименования форм собственности. Согласно трудовому законодательству, личный состав работников бывших государственных организаций может не проходить. процедуру увольнения и приема на работу, например, в образованные на их базе акционерные общества.

Указанные обстоятельства также являются аргументами в пользу создания единых, а не объединенных архивных фондов из документов организаций, сменивших форму собственности, что исключит в дальнейшем сложности, связанные с оформлением учетных документов.

Именно такой подход практикуется в архивных учреждениях Алтайского края, Владимирской, Нижегородской, Орловской, Пензенской, Тверской, Челябинской областей и многих других регионов России.

Определяющее значение для положительного решения вопроса о создании нового архивного фонда из документов реорганизованного учреждения имеет изменение первоначального характера (предмета) деятельности, задач, функций, объема прав фондообразователя (например, на базе чисто управленческих или научных структур создаются организации по производству продукции, ее сбыту и т. д.).

Не является новой проблема фондирования документов действующих при общественных организациях редакций газет, кооперативов, малых предприятий. Следует учитывать, является ли такая организация источником комплектования архива или нет. В зависимости от этого документы принимаются на хранение в качестве самостоятельного фонда или включаются в состав объединенного архивного фонда вместе с документами общественной организации. Однако наиболее рациональным решением следует признать такое, когда на стадии подготовки номенклатуры дел общественного объединения в ней предусматриваются постоянные сроки хранения отчетных и других материалов, представляемых подчиненными организациями, для того чтобы их деятельность была отражена в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Специального рассмотрения заслуживают вопросы фондирования документов первичных профсоюзных организаций, формально являющихся самостоятельными фондообразователями. Именно такая норма включена в Основные правила работы государственных архивов (1962 г.). Правда, в Основных правилах работы государственных архивов СССР (1984 г.) этот вопрос обойден молчанием, но на практике документы первичных профсоюзных организаций включались в один архивный фонд с документами организаций, при которых они действовали. По данным архивных учреждений, особенно с конца 1980-х гг., объемы документов первичных профсоюзных организаций в составе подобных архивных фондов весьма незначительны, так как отчеты, сметы, планы передавались в вышестоящие организации, а протоколы заседаний профкома зачастую не велись. Отражение в составе Архивного фонда Российской Федерации деятельности первичных профсоюзных организаций представляется целесообразным решать путем концентрации их документов в фондах отраслевых органов Федерации профсоюзов. В пользу такого подхода говорит и то, что первичные общественные организации никогда не были самостоятельными источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Исключение могут составлять лишь крупные по численности и активно действующие профсоюзные организации, созданные в негосударственных структурах.

Предлагая конкретные решения вопросов фондирования документов общественных объединений, следует иметь в виду, что традиционная архивная практика ориентирована на создание объединенных архивных фондов уже после приема документов на хранение. Поэтому проведение этой работы на стадии ведомственного хранения требует дополнительных усилий в тесном контакте с организациями.

Здесь были рассмотрены далеко не все вопросы практики фондирования архивных документов современных организаций, некоторые только обозначены. В течение многих лет они разрабатывались лишь на уровне методических пособий для отдельных государственных или муниципальных архивов конкретного региона. До сих пор нет ни одной отраслевой разработки, подготовленной на основе анализа деятельности организаций последней четверти XX в. и опыта фондирования их документов, работы, в которой бы конкретизировались, развивались, а в ряде случаев и корректировались подходы, выработанные отечественным архивоведением в 1930 - 1960-е гг. Совершенно очевидно, что глубокого исследования требуют признаки самостоятельности организаций-фондообразователей в современных условиях. В дополнительном изучении нуждаются вопросы создания объединенных архивных фондов, ведь после выхода в свет Методических указаний по созданию в государственных архивах объединенных архивных фондов из материалов учреждений, организаций и предприятий (1963 г.) методика и практика этой работы развивались. Нет полной ясности при фондировании документов системы избирательных комиссий всех уровней, начиная с выбора сельского схода.

 Скачать реферат