Документ как материальный носитель информации

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической

функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Однако, и термин "документ", также как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. Документоведы дают наиболее полное определение документа.

2. Способы документирования и материальные носители информации

2.1 Текстовое документирование

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На. глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения.

В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов–свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма – пергамента, представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н. э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы для письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII–XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В середине XIX в. получили распространение стальные перья.

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования.

2.2 Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениям в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI–XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, её делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на:

v Технические документальные материалы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства.

v Технические документальные материалы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос – как изготовить изделие или построить объект капитального строительства.

v Технические документальные материалы – фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

v Технические документальные материалы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др. Создание чертежа и его "чтение" требуют специальных знаний. Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.).

 Скачать реферат