Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения - раз в пять лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой по

рче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Таким образом, припроверке документов в архиве, итого проверок оформляются актами, утверждаемыми секретарем судьи. При проверке контролируется не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяется полистно. По результатом проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

3.2 Особенности ведения делопроизводства по обращению граждан

Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности городского суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.

Первичный прием посетителей производится приемной городского суда, которой в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя председателя суда.

Личный прием заявителей заместителями председателя суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным приемной суда.

Секретарь извещает заявителей о времени и месте приема.

Специалист отдела делопроизводства ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы.

Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через отдел делопроизводства по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа в установленные законодательством сроки.

Специалист отдела делопроизводства ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.

Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема, осуществляют контроль за их прохождением.

К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения, а также не поддающиеся прочтению.

Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.

После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в приемную председателя через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.

Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вносятся в карточки и журналы учета.

Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.

Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение пяти лет.

3.3 Проектирование документации, регламентирующей деятельность городского суда

В соответствии с ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта, обязуется исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом.

Должностной регламент - основной организационно - нормативный документ, регламентирующий содержание и результаты деятельности гражданского служащего при осуществлении им профессиональной служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Цели разработки должностного регламента на секретаря суда:

создание организационно - правовой основы служебной деятельности секретаря суда;

регламентация текущей служебной деятельности.

Структура должностного регламента. В должностном регламенте указывается наименование органа, полное наименование должности федеральной государственной гражданской службы, реквизиты согласования и утверждения.

Должностной регламент состоит из следующих разделов:

Общие положения.

Квалификационные требования.

Должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.

Перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения.

Перечень вопросов, по которым секретарь суда принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений.

Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.

Основой для разработки должностного регламента послужили:

Конституция РФ;

Трудовой кодекс РФ, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001;

Гражданский кодекс РФ;

Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральный закон "О системе государственной службе Российской Федерации".

Методические рекомендации по разработке должностных регламентов федеральных гражданских служащих аппаратов суда общей юрисдикции и системы Судебного департамента при верховном суде РФ.

В разделе "Общие положения" устанавливается наименование должности гражданского служащего, кем назначается и освобождается от нее, порядок замещения, нормативная база деятельности гражданского служащего.

В разделе "Квалификационные требования" излагаются квалификационные требования к уровню профессионального образования, к стажу гражданской службы, опыту работы по специальности.

В разделе "Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего" устанавливается перечень основных задач и функций, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.

"Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе самостоятельно принимать управленческие6 и иные решения". В данном разделе указывается перечень вопросов, по которым гражданский служащий в соответствии с замещаемой должностью вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения с учетом задач и функций, возложенных на государственный орган.

 Скачать реферат