Документооборот организации

2. Реализация подготовки документов на государственное хранение в СЭД «Дело»: описание дел

Исполненные документы списываются (подшиваются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. По установленным стандартам номенклатура дел отражает установленные в организации правила группировки документов по темам для обеспечения упорядоченного хранения исполненных документов. Цел

есообразно организовать раздельное ведение дел в основных структурных подразделениях. Затем внутри каждого такого раздела определяются заголовки дел, отражающие основное содержание подшиваемых в них документов, вводится индексация дел (индекс, как правило состоит из цифрового или буквенного обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела) и текущий год номенклатуры. Таким образом, по индексу (номеру) дела можно судить, в каком подразделении был списан документ и к какой разновидности документов он относится.

Система ДЕЛО реализует вышеизложенный порядок составления номенклатуры дел в ходе настройки справочника Номенклатура дел. Сама же процедура списания документа в дело сводится к внесению отметки о списании в журнал передачи документов, что сопровождается выбором значения индекса (номера) дела из справочника Номенклатура дел.

Отметка списания документа в дело

Чтобы отметить списание документа, нужно:

1. Открыть окно журнала передачи документа (пользователям, имеющим соответствующее право, данное им системным технологом);

2. Выделить требуемую запись и открыть окно справочника Номенклатура;

3. Выбрать дело, в которое списывается документ. Для этого:

• выделить в списке подразделений подразделение, в котором находится дело. В правой области окна откроется список дел подразделения согласно номенклатуре;

• выделить требуемое дело в списке. Для этого:

– если известен индекс дела, ввести его в поле Индекс и щелкнуть на кнопке Найти. Требуемое дело будет выделено в списке в правой

области окна;

– если известно название дела, ввести его первые буквы в поле Название и щелкнуть на кнопке Найти. Требуемое дело будет выделено в списке в правой области окна. Если несколько названий

начинается с введенного фрагмента, будет выделено первое из этих дел;

– поле Год даёт возможность отображать на экране только те элементы, которые относятся к указанному году, что значительно упрощает работу с большим списком элементов.

При вызове окна для выбора элементов из справочника в поле Год по умолчанию установлен текущий год. Значение поля можно удалить или редактировать. В случае удаления значения поля Год, на экране отображаются все номенклатуры дел указанного подразделения;

– если в списке мало дел, сразу щелкнуть на требуемом наименовании.

5. Щелкнуть на кнопке Выбрать. Произойдет возврат в окно журнала передачи документа, в котором появится строка с записью названия подразделения и дела, в которое списан документ.

• Если при списании документа в дело использовалась правая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело определенного оригинала / копии.

• Если при списании документа в дело использовалась левая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело первого оригинала документа.

6. При использовании левой кнопки, внизу окна в графе Дата и время отредактировать дату и время списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время), а также указать оригинал или копию

документа, списываемого в дело. Если оригиналов несколько, то указать номер экземпляра в графе № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). Если копии пронумерованы, то указать номер копии, списываемой в дело.

7. Ввести с клавиатуры в поле Примечание основание для списания документа в дело. Также в данной графе можно указать номер тома и страницы дела.

8. Завершить отметку списания документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы подтвердить списание документа, или нажав клавишу ESC, чтобы отказаться от него. Если списанный в дело документ вновь будет использован для работы, система выведет диалоговое окно с предупреждением и в зависимости от ответа, либо продолжит передачу документа либо прервет ее.[4]

Заключение

Таким образом, мы проанализировали некоторые аспекты системы электронного документооборота «Дело», а именно:

· рассмотрели отражение особенностей документооборота организации в справочниках СЭД и выяснили, что в системе ДЕЛО хранится модель организационной структуры предприятия и справочники системы. Кроме того, с помощью возможности редактирования значений справочников можно поддерживать актуальность системы документооборота в конкретной организации (изменение организационной структуры предприятия, штатного расписания и т.п.) (например, удаление фамилий уволенных сотрудников) путем добавления, удаления и изменения элементов справочника.

· кратко ознакомились с основными этапами списания исполненных документов.

Список литературы

1. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство администратора Инструкция по установке.

2. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство пользователя.

[1]Современные системы электронного документооборота - http://www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm

[2] Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство администратора Инструкция по установке

[3] Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство пользователя.

[4] Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО 8.6» Руководство пользователя.

 Скачать реферат