Деловое письмо - правило и стиль изложения

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

– дать официальное определение термина;

– расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

– убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в употреб

лении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях. (5)

Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:

1. Лексические (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.

2. Графические – применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Еще одна особенность деловой речи – использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:

- Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий.

- Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

- Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?)

Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне…

Согласно штатному расписанию…

Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:

- В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

По содержанию и назначению письма могут быть:

– инструктивными;

– сопроводительными;

– гарантийными;

– информационными;

– благодарственными;

– поздравительными;

– рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении. (2)

2. Стиль изложения делового письма

Не меньшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения. Деловые письма следует писать особым стилем. Этот стиль, известный ныне как служебно-деловой (официально-деловой), представляет собой функциональную разновидность русского языка и предназначен для использования в процессе управления организацией, в том числе, и посредством письменной служебно-деловой коммуникации (переписки).

Специфическими чертами данного стиля является:

1) подчеркнутая официальность и деловитость, находящие свое выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами – служебной субординации – и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

2) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае – отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

3) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования при подготовке деловых писем;

4) тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

5) лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

6) исключительно нейтральный тон изложения письма;

7) точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания письма;

Лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания делового письма рекомендуется:

1) излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями – которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;

2) применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи – но при этом не ограничиваться в процессе изложения двумя-тремя «засаленными» идиомами, повторяя их чуть ли не через строчку;

3) употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании – и всякий раз безошибочно определяя, где применение термина является совершенно необходимым, а где – будет воспринято адресатом как «заумствование»;

 Скачать реферат