Основные правила составления документов

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

8. Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название террито

рии входит в наименование организации.

9. Гриф ограничения доступа к документу.

Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (если документ содержит государственную тайну); "ДСП" (для служебного пользования), "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки.

10. Адресат.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Адресат проставляется на бланке документа справа.

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

11. Заголовок к тексту.

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчёркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 - 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

12. Подпись.

Подпись - обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям.

13. Печать.

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. Печати бывают гербовыми и простыми. Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

2. Общие правила регистрации документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. Регистрация преследует три цели: учёт документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно - поисковая система по всем документам организации (фирмы). Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем.

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учёт документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации (например, выдача документов об образовании, трудовых книжек, пропусков). Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в неё заносятся сведения о документе.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Где устанавливаются правила регистрации документов.

Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству. По этим вопросам могут также издаваться отдельные инструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6). Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Какие подразделения проводят регистрацию документов?

Возможны три системы регистрации документов:

централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

 Скачать реферат