Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается
секретарю-референту для подшивки в дело.
Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем;
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.
Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.
Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».
Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:
- ведение документации дирекции предприятия;
- организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;
- поиск необходимой руководителю информации;
- выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;
- контроль исполнения документов и поручений руководителя;
- бронирование гостиниц, авиабилетов;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация и участие во встречах и переговорах;
- прием посетителей;
- прием делегаций;
- помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;
- решение административных вопросов в пределах своей компетенции;
- работа с оргтехникой.
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.
Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».
ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ
«Урал» Исполнительный директор
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
29.12.2003. Подпись И.И. Торева
секретаря-референта
генерального директора
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- действующим законодательством РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь должен знать:
- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;
- инструкцию по делопроизводству;
- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
- правила орфографии и пунктуации;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
- правила ведения телефонных переговоров;
- правила техники безопасности и противопожарной защиты;
- приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:
- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
- пользоваться средствами связи и организационной техникой;
- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;
- пользоваться базой данных предприятия;
- пользоваться возможностями Интернета;
- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
- вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.
2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.
2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.
2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.
2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.
2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.