Автоматизация управления производством

Большинство входящих документов порождают соответствующие исходящие, причем в четко установленные сроки. Сроки устанавливаются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе (рисунок 2).

2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом предприятия на соответствующие входящи

е документы. Это отчеты, справки, предоставляемые в вышестоящие и контролирующие органы, документы бухгалтерской отчетности. Все они сопровождаются сопроводительными письмами. Некоторые исходящие документы готовятся на основе внутренних документов предприятия. К исходящим также относятся различные запросы в сторонние организации (рисунок 3).

3. Внутренние.

Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы. В основном это приказы и распоряжения Генерального директора предприятия, служебные записки заместителей Генерального директора, начальников отделов и служб предприятия друг к другу и к Генеральному директору, объяснительные записки работников, заявления работников на предоставление ссуды, отпусков, материальной помощи. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

По правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ.

Структуру входящих и исходящих документов по контрагенту в среднем за 2007 год отражает таблица 1:

Таблица 1

Структура входящих и исходящих документов по контрагенту

за 2007 год.

Отчетность о проделанной работе канцелярии.

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты делятся на две группы:

- Оперативные. Они выводятся еженедельно. Их основное назначение – получить объективную картину о прохождении информации для оперативного управления. Основное их содержание – список работы, которые должны быть завершены в ближайшее время. Отчеты бывают сводными и индивидуальными.

Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции конкретного должностного лица. Сводный отчет – это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени. Сводные отчеты поступают к руководству предприятия для общего контроля процессов делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителю или контролирующим лицам. Типичные примеры таких отчетов: «Завершающиеся работы по исполнителям», «Сводный отчет по подразделениям предприятия», «Сводный отчет по контрагентам».

- Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. На предприятии практикуются квартальные, полугодовые и годовые аналитические отчеты. Примеры таких отчетов: «Исполненные документы по исполнителям», «Исполненные документы по контрагентам», «Исполненные документы по номенклатуре».

Глава 3

3.1. Методы автоматизации управленческой деятельности.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

- ввод информации в систему,

- хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

- коллективная работа с документами,

- вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Оптическое распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «переводится» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. В таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде базы документов. База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

 Скачать реферат