Делопроизводство в системе управления сельскохозяйственным производством и пути его совершенствования
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - сод
ержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: "Общая переписка", "Разные документы" и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);
название предприятия или его структурного подразделения;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на количество копий документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
3.2 Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
- по номинальному признаку;
- по предметно-вопросному признаку;
- по корреспондентскому признаку и т.д.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, "Документы по вопросам повышения качества продукции").
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с предприятиями Гродненской области по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции").
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности хозяйства и квартальных вложениях").
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
подлинники отделять от копий;
годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
утвержденные документы - от их проектов;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную подпись, отметку "В дело".
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.
Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Лицевые счета сотрудников хозяйства по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.