Анализ особенностей работы кадровой службы
№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);
№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
№ Т-9а "Приказ (распо
ряжение) о направлении работников в командировку";
№ Т-10 "Командировочное удостоверение";
№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:
· Книга учета приказов:
О приеме;
О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);
О переводе;
Об увольнении;
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
· Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;
· Книга учета сотрудников принятых на работу;
· Книга учета сотрудников уволенных с работы;
· Книга регистрации больничных листов;
· Книга учета личных дел;
· Книга учета документов для служебного пользования;
· Журнал выдачи личных дел во временное пользование;
· Журнал учета исполнительных листов
· И другие.
Другой особенностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.
Хранению непосредственно в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.
Особенностью является то, что документы на сотрудников профессорско-преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.
Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.
Личные дела заводятся не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного состава и сотрудников администрации.
Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».
Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.
На всех остальных работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.
Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.
Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел Санкт-Петербургского государственного политехнического университета включает в себя следующие разделы:
1. Приказы и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии.
2. Приказы ректора университета по личному составу. Копии.
3. Основания к приказам по личному составу.
4. Положение об отделе кадров.
5. Должностные инструкции сотрудников
6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
9. Личные дела.
10. Личные карточки преподавателей и сотрудников университета.
11. Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала.
12. Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием.
13. Документы о предоставлении работников университета к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).
14. Заявления о приеме на работу по совместительству.
15. Графики отпусков, заявления на отпуск.
16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.
17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
18. Документы для служебного пользования.
19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
20. Описи на дела, сданные в архив.
21. Акты об уничтожении дел.
А также некоторые другие.
Изучив основные положения номенклатуры дел Университета, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.
Для упрощения работы с документами в кадровой службе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под названием «Радость кадровика». Эта система позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.
Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности:
· Оперативный доступ к информации о кадровом составе.
· Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.
· Подготовка и издание приказов.