Анализ заинтересованных сторон в проекте

· критические участники или распорядители;

· ключевые игроки или соисполнители;

· наблюдающие, они же важные участники.

2.1 Критические участники или распорядители – лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение

Представители этого типа участников в любой момент могут остановить реализацию проекта. Они обладают достаточной властью, чтобы

обесточить все предприятие. Критические участники могут прекратить финансирование проекта или дать команду на внезапную остановку всей затеи. Как правило, такая возможность есть у спонсора проекта, по крайней мере, его голос окажется решающим при принятии решения об остановке проекта. Среди критических участников могут быть и другие представители высшего руководства, включая исполнительного директора и членов правления. При этом их стоит рассматривать не как источник возможного решения, а как часть проблемы. Критические участники также могут оказывать активную поддержку реализации проекта.

2.2 Ключевые игроки или соисполнители – помогают выполнять работы проекта. К ним относятся как непосредственно исполнители работ, так и лица, утверждающие выделение на них ресурсов

Представители этого типа участников могут затормозить работы по проекту, обрекая его на медленную смерть. Они также могут позаботиться о том, чтобы проекту не уделялось никакого внимания с момента его инициации. Ключевые игроки, как правило, имеют глубокие познания в той области бизнеса, которая будет затронута проектом, и им необходимо дать право голоса при решении важных вопросов в течение всего жизненного цикла проекта. Их потребности, вопросы и ожидания (т.е. условия достижения успеха) должны быть приняты во внимание и найти отражение в конечном продукте или результате проекта.

2.3 Наблюдатели или Важные участники – люди, которые интересуются проектом и его результатами. Они не принимают в нем активного участия, но их мнение может повлиять на проект в настоящем или будущем

Этих людей необходимо держать в курсе того, каким образом реализация проекта повлияет на их работу и жизнь. Они хотят быть уверены в том, что их потребности будут учтены теми, кто разрабатывает план реализации проекта. Предоставление им необходимой информации может проходить в форме проведения презентаций, стендовых докладов, электронной почтовой рассылки и других способов общения.

3. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН

После разделения всех участников на три основные категории необходимо внести их в базу данных. Хорошим инструментом для создания базы данных участников является табличный редактор Excel от компании Microsoft.

Таблица 1

Прим.: Степень влияния: КУ - критический участник (имеет возможность остановить или продолжить проект); КИ - ключевой игрок (может задержать выполнение проекта).

Ответственность за проект/принятие решений: Ф - финансирует проект; О – одобряет или накладывает вето; К – консультант (необходимо получить от него информацию); П – подготовка (ответственность за инициацию работ); Ис - исполнитель (отвечает за выполнение конкретной работы ) И – информация (не принимает решения, только получает необходимую информацию).

Таблица 1 является примером заполненной базы данных. Здесь, как образец, представлена информация о критических участниках и ключевых игроках проекта выпуска на рынок нового фармацевтического продукта.

Чтобы держать базу данных и число участников под контролем, нужно вести отдельную базу данных по важным участникам, число которых может достигать нескольких сотен. Поскольку важных участников необходимо держать в курсе событий, в этой базе должна присутствовать информация о том, каким образом этим участникам будет поставляться последняя информация по проекту (например, в виде ежемесячной почтовой рассылки, ежемесячных совещаний, напоминание о необходимости посещения сайта проекта в Интернете). Эта информация будет дополнять данные о критических участниках и ключевых игроках, представленных в таблице, хотя для важных участников вам придется изменить левую часть таблицы в соответствии со сложившейся ситуацией; необходимо определить основные вопросы, вызывающие их беспокойство и определить, в какой степени на них повлияет реализация проекта.

В образце базы данных имена и должности ключевых игроков и критических участников записаны в верхней части таблицы слева направо. Специфические характеристики участников расположены в левой части таблицы. Самое главное, что каждый из участников привязан к определенному менеджеру взаимоотношений - человеку, который несет ответственность за то, чтобы дать определенному участнику право голоса в решении наиболее важных вопросов или определении того, кто сможет урегулировать эти вопросы.

Хотя характер составления таблицы будет меняться в зависимости от характеристик конкретного проекта, главный смысл заключается в том, чтобы разделить характеристики участников на несколько категорий:

· их ответственность за планирование и принятие решений;

· их тревоги и волнения (т.е. то, что может вызвать их беспокойство);

· какое влияние - положительное или отрицательное - будет оказывать на них проект в течение своего жизненного цикла и после его завершения;

· каким результатом они будут удовлетворены.

Начинать создание базы данных нужно с определения необходимого количества столбцов и строк. Затем следует выполнить описанные ниже шаги.

3.1. Шесть шагов

Шаг 1: Разузнать как можно больше информации об участниках и оценить уровень их влияния

Основной вопрос: «Какое воздействие (негативное или позитивное) окажет проект на каждого из участников»? Следует обратить внимание не только на организации (подразделения, отделы), но и на частных лиц Участники проекта - это не отделы; это конкретные люди. Так же надо включить в список менее очевидных участников: конкурентов, поставщиков и субподрядчиков; другие конкурентне проекты. Также нужно дополнить этот список людьми из организаций, которые смогут предоставить информацию, имеющую большое значение для проекта, таких как органы государственного регулирования и службы разведки деятельности конкурентов. После того, как будет определен состав основной команды, все члены команды должны внести свой вклад в дело проекта. Чтобы оценить уровень влияния участников, необходимо определить их финансовые возможности. Размер имеет значение. На этом этапе каждый из участников может быть отнесен к одному из следующих типов: критический участник, ключевой игрок, важная персона. Здесь нужно оценить уровень влияния и властные полномочия участников. Кто из них может убить проект или способствовать его реализации? Кто может заморить его медленной смертью?

Шаг 2: Определение степени ответственности участников

 Скачать реферат