Делопроизводство
Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет.
Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел.
Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.
Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учрежд
ения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:
номинальному;
предметно-вопросному;
авторскому;
корреспондентскому;
хронологическому.
Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.
Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.
Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.
Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.
Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения), примерные и типовые.
Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.
Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.
Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы, лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.
В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.
Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах:
первый – хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
второй – в государственном архиве;
третий – в ведомственном архиве;
четвертый – рабочий экземпляр.
Сводная номенклатура дел составляется для крупных фирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения.
Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
Вопрос № 3. Составление «докладной записки»
Докладная записка
28.09.2008
Кострома
О назначении документальной
ревизии в магазине № 20.
При инвентаризации товарных фондов магазина № 20 27.09.2008 обнаружена недостача различных товаров на сумму 13210 рублей.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 20 с 01.01.2008 по 27.09.2008.
Заместитель
начальника отдела М.Е. Зимарина
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации
2. Л.В. Павлюк, Т.И. Киселёва, Н.И. Воробьёв «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере». Изд. 7-е перераб. и доп. -М-Спб.: «Издательский дом Герда», 2002.
Скачать реферат