Требования, предъявляемые к оформлению текстов документов

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика-обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.

Не следует употреблять та

кже слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. «pleonasmos» - многословие), например: своя автобиография (в сло­ве «автобиография» уже заключено понятие «своя»); отступать назад; не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.).

Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), напри­мер: «Следует отметить следующие недостатки .»; «В целях улучшения работы целесообразно .»; «Объединить воедино .»; «Хронометраж времени .» и т.д.

В деловом письме используются слова иноязычного проис­хождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять ино­странные слова, когда имеются равнозначные им русские, на­пример: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно - равнодушно, конвенция - условие, дефекты - недостатки и т.д. Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный документ тем легче, чем боль­шим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы - слова, разные по звучанию, но близкие по зна­чению, например: договор - условие, согласование; извес­тие - извещение, сообщение, новость; взгляд - убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый - четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокра­щенное название пишется прописными буквами, например: Белорусский государственный университет - БГУ. Сокращен­ные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз - высшее учебное заведение.

Употребляются и сокращения, образованные по началь­ным слогам слов, входящим в сложные наименования, напри­мер: завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец., зам., зав., пом. и т.д.

В сложносокращенных словах, образованных по смешан­ному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, напри­мер: НИИхиммаш.

Употребляются также традиционные текстовые сокраще­ния, принятые во всех разновидностях документов. После тек­стового сокращения всегда ставится точка. Допускаются со­кращения «и т.д.» (так далее), «и т.п.» (тому подобное), «и пр.» (прочие), «и др.» (другие). Разрешается сокращение союза «т.е.» (то есть).

Встречающиеся в документах сокращения «т.к.» (так как), «т.о.» (таким образом), «п.ч.» (потому что), «т.н.» (так называе­мый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны.

Не допускается сокращение слов через косую черту, на­пример: н/заводе (на заводе) и т.п.

Названия географических понятий сокращают только пе­ред словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.

Слово «город» сокращают до одной буквы - г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой по­сле второго «г.» При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг.

Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.

Слово год не сокращается в заголовках, а также при упо­минании в тексте только года, например: « . в начале 1991 года».

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.

Употребляются и сокращения, принятые в планово-учет­ной документации, например: госбанк, квит. №, накл. №, техпромфинплан, расч. счет и т.д.

Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» сле­дующим образом: г-н. Слово «господа» - сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце» фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, напри­мер: «Поручить сотрудникам Г.М. Ивановой и В.А. Смирно­вой .»

При составлении организационно-распорядительных до­кументов рекомендуется пользоваться простыми предложения­ми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы; применять прямой порядок слов (подлежа­щее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение - после уп­равляющего слова, обстоятельственные слова - ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выраже­ния (как правило, в связи с тем, ввиду того) - в начале пред­ложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обя­зать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.

Для текстов официальных документов не характерно исполь­зование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилис­тической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся .» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчи­вый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчи­вые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения».

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и ин­формации при Президенте Российской Федерации.

В названиях министерств, государственных комитетов и дру­гих центральных органов государственного управления Россий­ской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пи­шется первое слово. Если в словосочетание входят имена собствен­ные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.

 Скачать реферат