Внемашинное информационное обеспечение маркетинга
уточняется состав реквизитов, включаемых в документ. Состав реквизитов должен отвечать целям управления;
выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по трем зонам:
1-я зона – постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;
2-я зона – переменные признаки, помещаемые в таблице справа или
слева от наименования признаков;
3-я зона – количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.
В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Они получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину.
Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в ПЭВМ путем набора на клавиатуре. Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.
При проектировании маркетинговых первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации.
Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) расположены в них в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.
При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.
Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на магнитные диски. Этот способ, как правило, применялся при централизованной обработке информации на вычислительном центре.
Второй способ – применение ПЭВМ не требует наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе.
Проектирование макета с использованием персональных компьютеров имеет свои особенности. Составленный при этом макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможна организация двух форм макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа.
В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.
Первый вариант применяется обычно тогда, когда при обработке задачи применяется один вид первичного документа. В большинстве случаев при решении экономических задач используются несколько первичных документов. В этом случае проектируется унифицированный макет, позволяющий осуществить ввод с различных документов, имеющих одинаковый состав реквизитов.
Встречаются варианты построения макета, когда на экране дисплея вводимые реквизиты отражаются по форме видеограммы.
Ввод данных на экран по такому макету ведется с первичного документа построчно. Одновременно осуществляется контроль вводимой информации. Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на ее печатающем устройстве. Машинный документ в таком случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.
Составление форм ввода намного осложняется при организации многоуровневых автоматизированных рабочих мест (АРМ). Определяющим моментом в этой ситуации является установление начального места ввода данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.
На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартизованного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняется двумя способами: с использованием магнитных дискет и по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подвергается формальной логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.
Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ-склада, АРМ-бухгалтера материального учета, АРМ-сводного учета, АРМ-работника материально-технического снабжения, АРМ-работника финансового отдела.
АРМ-склада обеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ материально-технического снабжения.
При учете труда и заработной платы АРМ-расчетчика организует обмен информацией с АРМ-отдела кадров, АРМ-табельщика, АРМ-нормировщика.
Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества перед традиционными формами, предусматривающими использование машинных носителей; при этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинных носителей, достигающие 90% времени всего машинного решения экономической задачи на ЭВМ. Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.
Скачать реферат