Управление эффективностью деятельности персонала на основе функционально-стоимостного анализа
Расчетные формулы для определения коэффициентов К1, К2, К3, К4, К5, К6 приведены в табл. 6
Диаграмма значимости функций и уровня их качества — совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня качества функций. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней дается оценка уровню их качества. Строится по подоб
ию диаграммы значимости функций и затрат на их осуществление (см. рис. 2).
Недостаточно высок уровень квалификации отдельных работников отдела. Неудовлетворительна система учета, хранения и использования материальных ресурсов. Требуют упрощения организационная структура отдела, информационные связи его с другими подразделениями. Необходимо разработать ряд регламентирующих деятельность отдела документов.
Таблица 6
Определение показателей качества функций управления
С учетом выявленных недостатков формулируются важнейшие задачи совершенствования управления снабжением производства комплектующими изделиями:
1) сокращение затрат на выполнение следующих функций: «Руководить работой складов», «Акцептовать счета на комплектующие изделия», «Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия», «Снабжать цеха комплектующими изделиями» и др.;
2) избавление от излишних функций: «Контролировать выполнение договоров», «Защищать заявки на комплектующие изделия» и т.п. (см. рис. 1);
3) повышение качества выполнения функций: «Определять потребности в комплектующих изделиях», «Регистрировать поступление комплектующих изделий» и т.п.;
4) повышение уровня обеспеченности производства комплектующими изделиями;
5) совершенствование учета, хранения и использования комплектующих изделий;
6) совершенствование функционального разделения труда в ОВКиК и повышение уровня его регламентации;
7) механизация и автоматизация процессов выполнения функций отдела и т.п.
2.4 Творческий этап
На творческом этапе выбираются методы поиска идей и активизации процесса определения путей повышения эфффективности деятельности управленческого персонала, выдвигаются идеи способов выполнения функций управления, формулируются на основе предложенных идей варианты осуществления функций, дается оценка и выполняется предварительный отбор наиболее целесообразных и реальных вариантов выполнения функций управления.
При поиске путей совершенствования управления обеспечением производства комплектующими изделиями используются следующие известные методы: «мозговой атаки», контрольных вопросов, морфологического анализа.
Формируется экспертная группа в следующем составе: заместитель директора по коммерческим вопросам, начальник ОВКиК, руководитель одной из материальных групп отдела, экономист отдела, начальник складского хозяйства, начальник отдела АСУ, научный сотрудник научно-исследовательской организации или вуза. На творческих совещаниях экспертной группы обсуждаются следующие вопросы:
· Можно ли исключить вообще или передать другому подразделению аппарата управления какую-нибудь функцию из общего состава выполняемых отделом функций?
· Какие функции, относящиеся к ОВКиК, отдел не выполняет?
· Можно ли типизировать процесс выполнения каких-либо функций?
· Можно ли сократить затраты на выполнение каких-либо функций?
· Каким образом можно избавиться от излишних затрат?
· Осуществление каких функций можно осуществить с помощью ЭВМ?
· На сколько снизятся при этом затраты на выполнение функций?
· Каким иным способом можно выполнить какую-либо функцию?
· Как изменится уровень качества выполнения функций?
· Какие технические средства управления целесообразно приобрести ОВКиК?
· Какие внутренние и внешние связи ОВКиК являются излишними, каких связей недостает?
· Какие документы, формы или данные, поступающие или исходящие из отдела, являются излишними?
· Какие данные, необходимые для эффективной работы отдела, не поступают в отдел или поступают с опозданием?
· Как наиболее целесообразно следует распределить функции между работниками ОВКиК?
· Следует ли децентрализировать некоторые функции ОВКиК или наоборот — централизировать?
· Как следует изменить организационную структуру ОВКиК?
· Чему необходимо обучить работников ОВКиК?
· Какие регламентирующие деятельность ОВКиК нормативные документы необходимо разработать?
· Что нужно сделать для эффективной работы складского хозяйства?
· Как следует изменить систему планирования и экономического стимулирования процесса управления снабжением предприятия комплектующими изделиями?
· Какие другие мероприятия необходимо осуществить для повышения эффективности работы отдела?
· Как изменятся основные показатели деятельности организации в результате совершенствования работы ОВКиК?
На каждый из вопросов, как правило, получают несколько вариантов ответов. Все варианты фиксируются в карточках идей, пример их заполнения приведен в табл. 7
Таблица 7
Пример заполнения карточки идей
Для предварительного отбора вариантов данные- всех карточек сводятся в морфологическую матрицу. В ней отражаются те варианты, которые по результатам экспертизы считаются наиболее приемлемыми (фрагмент матрицы показан в табл. 8).
Таблица 8
Фрагмент морфологической матрицы способов выполнения функций ОВКиК
2.5 Исследовательский этап
Разработка проекта происходит на исследовательском этапе. Здесь производится эскизная проработка отобранных вариантов, их сравнительная организационно-экономическая оценка с участием специалистов заинтересованных подразделений и служб организации и учет заключений экспертизы, отбор наиболее подходящих для реализации предложений.
Эскизная проработка отобранных вариантов состоит в подробном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации.
Сравнительная технико-экономическая оценка вариантов проектных предложений проводится на основе заключений экспертизы с использованием действующих методических материалов по расчету экономической эффективности инвестиционных проектов.
При отборе подходящих для реализации вариантов все предложения делят на следующие группы: реальные для внедрения; возможные для внедрения, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. Для дальнейшего рассмотрения выбираются варианты из первой группы.
На данном этапе разрабатываются: задание на проектирование, организационный общий и организационный рабочий проекту со всеми необходимыми обоснованиями. Исследовательский этап наиболее трудоемок, поэтому здесь рекомендуется привлекать специалистов научно-исследовательских организаций, учебных заведений для проведения научно-исследовательских работ.