Методы информационных технологий в делопроизводстве

5) Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оп

тического распознавания символов.

3. Программные средства автоматизированного рабочего места

Программные средства в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

Ø тестовые и диагностические программы;

Ø антивирусные программы;

Ø операционные системы;

Ø командно-файловые оболочки (процессоры).

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и, возможно, устранения выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и, возможно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы, например DrWeb.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие основные функции:

Ø тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

Ø обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

Ø обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Операционные системы можно разделить:

Ø однозадачные однопользовательские системы (типа MS-DOS);

Ø многозадачные однопользовательские системы (семейства Windows);

Ø многопользовательские сетевые (семейства UNIX).

Командно-файловые оболочки (процессоры) также предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой, но на принципах, отличных от реализуемых операционной системой. Цель файловых оболочек – облегчить работу или предоставить дополнительные возможности, как, например, Norton Commander, Windows Commander.

Следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них много описываемых в разделе программных средств. Так частью операционной системы становится и программная поддержка работы сканеров – Twain, обработки фотоизображений Photo Editor, записи компакт-дисков и др.

Среди прикладных программных средств обеспечения управленческой деятельности можно выделить широко используемые типовые:

Ø системы подготовки текстовых документов;

Ø личные информационные системы;

Ø системы управления базами данных;

Ø программы переноса (записи и перезаписи) документов и другой информации на флеш-память и компакт-диски CD и DVD;

Ø программы сканирования и распознавания текстов;

Ø программы выхода во внешнюю среду;

Ø системы обработки финансово-экономической информации.

Менее распространены «специализированные» программы, требующие специальной подготовки пользователей:

Ø системы подготовки презентаций;

Ø системы управления проектами;

Ø экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

Ø системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы, конверторы и форматоры.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, то есть автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовые редакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным программным продуктом.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне примерно соответствует использованию электрической пишущей машинки, разве что более производительному из-за легкости повторения частей текста с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности как исправления опечаток, так и частичной переработке текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить Norton Editor, SideKick, Brief, Турбо-систем, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. Не секрет, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, дают возможности:

Ø ввода текста, обеспечивающего заданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

Ø предварительного задания таких параметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;

Ø автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

Ø ввода и редактирования таблиц и формул;

Ø объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

Ø автоматического составления оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо иметь дополнительно комплект особого программного обеспечения – конверторов, обеспечивающих получение выходного файла в формате текстового процессора – получателя документа.

 Скачать реферат