Внешняя память компьютера. Работа с таблицами в EXCEL и MS WORD

Наиболее простой способ перемещения по ячейкам таблицы заключается в использовании мыши. Для того чтобы перейти в требуемую ячейку, достаточно установить на нее указатель мыши и нажать левую кнопку. Ниже приведены клавиши, позволяющие перемещаться по таблице.

Для вставки новых строк/столбцов в таблицу необходимо: выделить в таблице столько строк/столбцов, сколько необходимо добавить, выбрать пункт Меню=>Таблица Добавить строки (Добавить столбцы), если такой команды нет, то выделение строк/столбцов выполнено некорректно.

Новые строки/столбцы будут вставлены перед выделенными областями.

Для вставки строк в конец таблицы поместите курсор в начало абзаца, следующего за таблицей и выберите пункт Меню=>Таблица=>Добавить строки. В диалоговом окне “Добавление строк” задайте число вставляемых строк (новые строки будут иметь формат последней строки таблицы).

Чтобы расширить таблицу вправо, вставляя новые столбцы, выделите область с правой сторона таблицы, выберите пункт Меню=>Таблица=>Добавить столбцы. В результате таблица будет расширена вправо на один столбец.

Добавление ячеек осуществляется аналогично добавлению строк и столбцов в таблицу, но при этом в диалоговом окне “Добавление ячеек” необходимо выбрать один из способов вставки новых ячеек.

Для удаления ячеек, строк или столбцов выделите соответствующую область в таблице и в меню выберите подходящий пункт Меню=>Таблица=>Удалить ячейки (Удалить строки, Удалить столбцы). Для удаления строки (столбца) можно встать в любую ячейку этой строки (столбца), выбрать пункт “Удалить ячейки” и в открывшемся окне поставить переключатель “Удалить всю строку” (“Удалить весь столбец”).

Выделенные области нельзя удалить с помощью клавиш Delete или BackSpace. Эти клавиши удаляют только содержимое ячеек.

Сортировка данных в таблице

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 2.55) соответствующую команду.

Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.

Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.

При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Высота и ширина ячейки

Чтобы формировать вид документа в процессе его создания, недостаточно только функций записи информации в ячейки, необходимо также изменять ее визуальные параметры. Самое простое, с чего можно начать, - изменение ширины столбцов и высоты строк. Доступ к ширине столбцов можно получить, используя коллекцию Columns. Используя номер колонки в буквенном или числовом формате и свойство коллекции ColumnWidth, можно изменить ширину столбца или назначить ее. Определенная ниже функция, реализованная на Delphi, устанавливает ширину столбца.

Для определения ширины столбца используйте следующий оператор: width:=E.ActiveWorkbook .Sheets.Item[sheet].Columns[column].ColumnWidth;

Доступ к высоте строк можно получить, используя коллекцию Rows. Назначая номер строки и свойство коллекции RowHeight, можно изменить высоту строки или назначить ее. Определенная ниже функция, реализованная на Delphi, устанавливает высоту строки.

 Скачать реферат