Технические средства, используемые в делопроизводстве
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить ча
сти текста : из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает ; замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. и т. п.
Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.
При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим отрывом следуют Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис, включающий национальный текстовый редактор «Лексикон 97», систему ведения личных финансов «Декарт 97», систему профессионального перевода «Сократ 97» и популярный файловый менеджер «ДИСКо Командир 96».
Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office 97), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.
4 Системный подход к управлению электронными документами
Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных приложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
В системах управления электронными документами используются текстовые редакторы (Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint Bruch, Acrobat Exchange и т. п.), издательские системы (например, Frame Waker), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.
Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных — прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др.
Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:
организация работы с электронными документами;
контроль исполнения документов;
распечатка и тиражирование документов;
электронное распространение документов.
Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View и др.
Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др.
Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов — текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.
Получила распространение мощная корпоративная система управления документами — Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.
Среди других отметим интегрированную систему Team Office — это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.
Скачать реферат