Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо в общем случае содержит подтверждение определенных обещаний или условий и адресуются обычно организации или частному лицу. В описанной ситуации она содержит подтверждение сроков поставки и скидок.

Письмо

-заказ - это вид делового письма, содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в определенном количестве, при оговоренных условиях. В нашем случае это обращение к продавцу, содержащее просьбу поставить компакт-диски на ранее оговоренных условиях в количестве 4000 штук.

Ответом на заказ в общем случае может являться, подтверждение заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа “заказ принят к рассмотрению”, “в данный момент заказ не может быть выполнен” и т.п. Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам не высылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работе такого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердые гарантии относительно сроков и условий поставки.

В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с момента получения заказа. Поэтому компакт-диски высылаются с приложением к ним сопроводительного письма. Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в том случае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого. Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве - с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой - сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполне уместно.

Письмо-подтверждение служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Коммерческое предложение или оферта посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая. Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что .

Доводим до Вашего сведения, что .

Считаем необходимым поставить Вас в известность о .

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept - принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми . до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя.[6]

Заключение

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

- организационно-правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

- документация по материально-техническому обеспечению;

- договорная документация;

- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого делового письма; была описана хозяйственная ситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией. Также была написана коммерческая переписка, содержащая двенадцать писем, расположенных в таком порядке, чтобы в наибольшей степени удовлетворять выбранной хозяйственной ситуации.

 Скачать реферат