Использование средств организационной техники в работе менеджера

· принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

· контроль исполнительной дисциплины;

· контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров

· составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.

Принцип системного подхода в создании АРМ менеджеров проявляется в том, что информационные базы всех АРМ связаны с АСУ (Авт

оматизированной системой управления), а также между собой. При этом менеджер может пользоваться не только отфильтрованной обобщенной информацией, в случае необходимости - детализированной.

Поскольку традиционная технология личной работы существенно отличается от технологии обработки информации на персональной ЭВМ, язык диалога менеджера с ЭВМ должен быть предельно простым. Обычно необходима видеограмма должна вызываться нажатием одной функциональной клавиши персонального компьютера. В остальных случаях менеджер или руководитель, как правило должен обращаться к помощи секретаря или помощника по информации, работающих на параллельном АРМ.

Эффект от внедрения АРМ административно-управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений.

Итак, подытожим, эту главу обозначив основные виды работ менеджера выполняемые на рабочем месте:

· составление текстовой документации;

· обработка входящих и исходящих документов;

· копирование и размножение документов;

· хранение, поиск и передача документов;

· вычислительные операции, анализ полученных данных;

· обеспечение оперативной связи и сигнальной информацией;

· обработка корреспонденции;

· проведение встреч;

· проведение совещаний;

· принятие управленческих решений.

Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая обусловленная высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность – ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти – на работу с документами, и только ничтожная часть – меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

В связи с этим огромное внимание в вопросе повышения производительности труда и качественного быстрого обмена информацией отводится техническому и программному обеспечению менеджера. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.

4. Электронные офисы

Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В его состав входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;

· средства копирования документов;

· сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

Также менеджер активно должен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:

· диктофон;

· факс;

· телефон, телефонную станцию (мини-АТС) с разделением на внутреннюю и внешнюю связь.

Также рабочее место менеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными, канцелярскими принадлежностями.

Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.

Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.

Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.

Также хочу привести некоторые статистические данные полезного эффекта рационального и всестороннего использования организационной техники на предприятии.

Таблица 1 - Полезный эффект для предприятия при различных условиях использования организационной техники

Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.

 Скачать реферат