Этика деловой беседы

Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи; быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно необходимо следить за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запасе целый ряд реплик для корректировки общения. Например: «Как Вы меня слышите?», «Не могли бы Вы повторить .?», «Извините, очень плохо слышно.», «Простите, я не расслышал, что Вы сказали, и т.п.».

Прежде чем позвонить кому-либо, необходимо вспомнить, что длительное воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе (поэтому сами лучше самому снимать с аппарата трубку, как только услышан звонок), ненужные телефонные разговоры нарушают рабочий ритм, мешают решению сложных вопросов, требующих глубокого анализа, обсуждения в спокойных условиях, т.е. мешают работать тем, кто находится рядом.

Звонок по домашнему телефону деловому партнеру, сослуживцу для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили – начальнику или подчиненному. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости или не получено предварительное согласие на этот звонок.

Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30–40% занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и т.п.

В отношении телефонных переговоров действует общее правило – заканчивает телефонный разговор, тот, кто позвонил.

До того как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить, или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать их. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например: «Итак, по этому вопросу мы договорились?», «Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?», «Как я Вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?»

Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

Для подготовки к деловому разговору по телефону, в особенности междугородному и международному, лучше подготовить специальный бланк, в котором будущий разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов.

5. Анализ итогов деловой беседы

Результаты деловой встречи полезно проанализировать. Примерная схема анализа следующая:

· Не забыли ли вы о цели разговора?

· Каков конкретный результат встречи?

· Мог ли он быть лучшим для вас или для дела?

· Все ли аргументы вы использовали? Что еще можно было сказать?

· Все ли вы выяснили у партнера, что хотели?

· Удачно ли вы отвечали на вопросы?

· Удачно ли вы парировали возражения?

· Какой была атмосфера разговора?

· Какую психологическую позицию занимал партнер? Правильную ли позицию занимали вы?

· Удовлетворен ли встречей партнер?

· Какое впечатление вы на него произвели?

· Есть ли необходимость и возможность повторной встречи?

Анализируя разговор, не следует корить себя за возможные упущения, лучше подумать, как действовать дальше. Встреча считается не напрасной, если она оставила возможность для продолжения контракта.

Заключения

Задача повышения норм и стандартов этики деловой беседы, как и вообще этики делового общения, во многих странах сегодня выдвигается как одна из важнейших. Проблема стоит достаточно остро. Так, согласно опросам общественного мнения, среди широких слоев населения США господствует убеждение, что ценности этического поведения неуклонно снижаются.

Существуют различные средства и способы повышения уровня моральности делового общения. В качестве примеров повышения показателей этичности поведения, как руководителей, так и рядовых работников можно привести следующие: разработка этических нормативов на предприятии, создание комитетов и комиссий по этике, проведение социально-этических ревизий, обучение этическому поведению.

Этические нормативы делового общения и поведения должны описывать общую систему и правила этики, которых, по мнению организации, должны придерживаться ее работники. Эти нормативы разрабатываются с целью улучшить деловое общение на различных уровнях и в разных сферах деятельности организации. Цель их создания – установление нормальной нравственной атмосферы и определение этических рекомендаций при принятии решений. Каждое предприятие, если оно дорожит своей репутацией, будет стремиться к тому, чтобы утвердить у себя высшие стандарты этики делового общения и деловых бесед, являющейся важнейшим компонентом бизнеса.

На Западе организации обычно доводят этические нормативы до своих работников в виде печатных материалов. Некоторые фирмы создают рабочие группы или постоянные комитеты по этике. Другие нанимают специалиста по этике бизнеса, называемого адвокатом по этике. Его роль сводится к выработке суждений по этическим вопросам, в том числе и по этике делового общения. В России, к сожалению, этике деловых бесед и вообще этике делового общения не придается пока должного внимания.

Организации, фирмы, руководители и предприниматели всех уровней должны приложить максимум усилий для повышения этичности делового общения и деловых бесед, используя для этого различные способы и средства, в том числе и обучение этике делового общения.

Литература

1. Баева О.Е. Ораторское искусство и деловое общение. Минск: Наука, 2001.

2. Безруких М. Этика делового общения. Курс лекций. М., 2001.

3. Бороздина Г.В. Психология делового общения. Минск.: Наука, 2000.

4. Вебер М. Избр. произведения. М.: Прогресс, 1990.

5. Конфуций. Изречения. М.: МГУ, 1994.

6. Ксенофонт. Воспоминания о Сократе. М.: Наука, 1993.

7. Курбатова В.И. О деловой этике и этикете. М.: Фонд «Правовая культура», 1994.

8. Психология и этика делового общения.// Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. М., 1997.

9. Радхакришнан С. Индийская философия в 2-х т. Т.1. Пер. с англ.: СПб: Стикс, 1994.

10. Фромм Э. Психоанализ и этика: Пер. с англ. М.: Республика, 1993.

[1] Психология и этика делового общения.// Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. М., 1997. С. 145.

 Скачать реферат