Культура делового общения секретаря

Правила ведения телефонного разговора

Типичные ошибки при телефонном общении

1. снять трубку не позднее четвертого звонка

1. неготовность вести диалог

2. отвечая на звонок нужно всегда представляться

2. недружелюбие, сухость в общении

3. не давать выхода отрицательным эмоциям. Голос должен звучать дружелюбно

3. подчеркнутая краткость, граничащая с вежливостью

4. трубку снимать левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию

4. нетерпение

5. под руками иметь телефонный блокнот для записи сообщений и ручка

5. желание побыстрее закончить разговор и положить трубку  

6. обязательно записать следующую информацию:

• дату и время звонка
• Ф.И.О. и должность звонящего
• Суть сообщения
• По какому номеру перезвонить и когда

6. отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству

7. при необходимости прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у собеседника разрешения сделать это  

7. недостаточное участие в проблемах собеседника

8. договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить удобное время для собеседника

8. долгие паузы, связанные с поиском документов

9. если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит так: «хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»

9. выражения, которых следует избегать:

• Я не знаю
• Мы не можем этого сделать
• Вы должны
• Подождите секунду, я скоро вернусь
• Нет