Административный речевой этикет

Соответствие вышеперечисленным условиям позволяет избежать недопонимания между участниками деловых отношений, способствует немедленному обнаружению некомпетентности, сводит к минимуму причины возникновения двусмысленных ситуаций, пресекает возможности проявления грубости. Таким образом, в границах официально-делового стиля поводы для конфликтов практически исключены – кроме, конечно, тех, что о

бусловлен непосредственно производственными проблемами. Но и в этом случае, ограничив речевое общение «сухим я зыком документа», будет весьма затруднительно раздуть скандал из уже возникшего предметного производственного конфликта и таким способом уйти от его подлинной причины.

Следовательно, если мы хотим избежать неприятных конфликтных ситуаций, то в отношениях с коллегами, с чиновниками, с сотрудниками и представителями тех или иных организаций не надо бояться строгости делового этикета и сухости официально-делового языка. Требования официально-делового стиля отнюдь не исключают из практики общения доброжелательных, дружелюбных и приветливых отношений между людьми. Напротив, правила официально-делового стиля только способствуют установлению на рабочих местах здоровой, нравственной атмосферы взаимного уважения, что в конечном итоге благотворно сказывается на качестве и производительности трудовой деятельности.

Другими словами, залог успеха делового человека – умение правильно и адекватно вести себя во время делового общения. Человек, желающий научится бесконфликтно и продуктивно провести процесс делового общения, обязан обладать знаниями таких областей, как этика и этикет, чтобы уметь с честью выйти из любых ситуаций деловых переговоров и деловых контактов.

Кроме того, он должен уметь управлять процессом, воздействуя на людей таким образом, чтобы не возникло напряженной или конфликтной ситуации. Для этого существует ряд условий, соблюдение которых позволяет наиболее эффективно вступать в переговоры с людьми, уметь убеждать и достигать тем самым поставленных целей и задач, ради которых начинался процесс беседы. Выбрав цель беседы, нужно уметь убедить партнеров в правильности вашей точки зрения, без давления и не навязывая свою точку зрения.

Для того, чтобы общение как процесс происходило без проблем, оно должно проходить по следующим этапам:

- установление контакта;

- ориентирование в ситуации общения;

- обсуждение поставленной задачи;

- поиск решения поставленной задачи;

- завершение контакта.

Для повышения средств выразительности деловой речи используются следующие средства:

1. Варьирование тональностью выступления. Деловая речь не должна быть монотонной, напротив, следует использовать различной тональности: мажорной и минорной, торжественной и упрекающей, предупреждающей и просящей, шутливой и строгой.

2. Выделение главных мыслей. Следует использовать такие речевые элементы, как короткие паузы (не нарушающие, однако, общего хода выступления), смена темпа речи, высоты голоса и т.п. Наиболее важные моменты речи следует представлять более громким, твердым голосом.

К средствам выразительности деловой речи относятся и некоторые стилистические формы. Среди них можно выделить семь.

1. Постановка в ходе выступления риторических вопросов.

2. Использование форм диалога

3. Призыв к действиям.

4. Включение образных сравнений, поговорок и других форм.

5. Использование примеров.

6. Применение повторов.

7. Демонстрация заинтересованности и убежденности.

Подводя итог сказанному, хочется отметить, что принципы делового общения заключаются как в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета, так и в умении выбрать и грамотно использовать слова и словосочетания, характерные для деловой речи.

3. Элементы этикета административной речи

Административная речь относится к официально-деловому стилю русского языка и используется в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, доверенности, автобиографии, расписки, характеристики, протоколы и т.д.).

Язык административного подстиля заслуживает особого внимания, так как знание его важно для каждого гражданина, поскольку такие деловые бумаги, как заявление, расписка, объяснительная записка и многие другие, постоянно сопровождают нас в работе и даже на отдыхе. Умение написать нужную «бумагу» является неотъемлемой чертой грамотности, культуры речи человека. Однако назначение административного подстиля шире, чем составление обиходно-деловой документации. Сфера функционирования административного подстиля - это административно-ведомственные отношения, с которыми связаны различного рода канцелярии, ведающие служебной перепиской, оформлением документации. У административного подстиля две функции: информационно-содержательная (повестка, объявление) и организационно-регулирующая (распоряжение, приказ, деловая переписка). Административный подстиль включает в себя много жанров. К ним относятся так называемые подзаконные (то есть издаваемые на основании и во исполнение законов) документы, выпускаемые исполнительно-распорядительными органами (административные акты, циркуляры, приказы, распоряжения), и договорные документы, а также различная канцелярская документация: заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка и т.п.

Административные документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями в использовании языковых средств.

Элементы речевого этикета

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый ., или Уважаемый .! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

- Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.

Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений. По ГОСТу 6.38-72 "Организационно-распорядительная документация. Единый формуляр-образец" не следует употреблять — текстовое сокращение т. при указании фамилии в подписи, упомянутый ГОСТ указывает также, что инициалы должны ставиться после фамилии; если перед фамилией стоит сокращение т., то инициалы могут не указываться.

- В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

 Скачать реферат