Теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела

Таким образом, суть экспертизы ценности и отбора документов на хранение заключается в сохранении оптимального объема достоверных сведений и информации при минимальном объеме документов, т.е. при минимальном количестве архивных документов обеспечивается максимум информации.

4. Научно-техническая обработка документальных материалов

Научно-т

ехническая обработка документальных документов является одной из важнейших задач деятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальных материалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего использования.

Научно-техническая обработка включает ряд основных операций: фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава единиц хранения, их описание и систематизацию в пределах фонда. В большинстве государственных архивов документальные материалы в настоящее время находятся в полном порядке, описаны и доступны для использования (обработке подвергаются лишь текущие поступления). Выше я уже указывала, что архивные документы хранятся в составе фондов, т.е. комплексов, исторически сложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий или лиц. В подавляющем большинстве документальные материалы поступают на государственное хранение, будучи уже объединены в фонды. Однако в организации этих фондов имеются иногда ошибки и неточности, заключающиеся в том, что отдельные единицы хранения и даже целые группы их оказались в составе не тех фондов или частей фондов, в которых они должны находиться. Некоторые ошибки получаются случайно и их не трудно исправить, но иногда происходят ошибки вследствие каких-то в свое время обоснованных и необходимых отклонений в делопроизводстве фондообразователей. В тоже время в архивах могут быть материалы неустановленной фондовой принадлежности (дела и отдельные документы) и вследствие этого временно находящиеся вне фондов.

Выяснение и исправление всех этих недостатков, производимое на основе специальных исследований, и составляет содержание работы архивов по фондированию документальных материалов. Особенно большую работу по фондированию приходится выполнять архивам советской эпохи, ввиду многих преобразований, которые происходили в организации центрального и местного управлений и территориальном делении.

Решение задач фондирования документальных материалов производится на основе изучения истории учреждения-фондообразователя: его компетенции. Организационного устройства, функциональных связей. Главным источником необходимых для этого сведений являются материалы самих фондов, литература по истории учреждений, издание законов; для фондов личного происхождения таким источником являются материалы самих фондов и биографическо-справочная литература.

Как правило, документальные материалы учреждений и организаций поступают в государственные архивы в виде сформированных дел, которые становятся в архивах единицами хранения. Уточнение состава документов, включаемых такими единицами хранения, производится довольно редко. По-другому обстоит дело с фондами личного характера. На долю архивистов зачастую выпадает большая и сложная работа по формированию из разрозненных документов этих фондов единиц хранения. Иногда единицу хранения образует один документ (например, беловой экземпляр литературного или научного произведения), иногда несколько (черновые наброски к одному литературному или научному произведению), иногда целый ряд документов (все письма одного корреспондента к фондообразователю). Хранение архивных материалов и их использование крайне затруднено, если они не описаны или их содержание не раскрыто в справочном аппарате архива. Описание документальных материалов составляет одну из важных функций архивов.

Основным объектом описания является единица хранения. Назначение работы по описанию единицы хранения – дать правильное представление о ее составе содержания. Основными элементами описания единиц хранения являются: заголовок, крайние даты входящих в ее состав документов (или если документ один, то его дата), количество листов, архивный шифр. Все эти данные указываются и на обложке единицы хранения и описи. Заголовок должен содержать по возможности полную обобщенную характеристику состава и содержания единицы хранения (дело, сборник) или видов составляющих ее документов (письма, отчет), указание автора и адресата этих документов и, главное, вопроса, которому они посвящены.

При описании материалов личного характера, а также единиц хранения, сформированных в архиве из разрозненных документов, архивистам приходится составлять новые заголовки.

В большинстве государственных архивов описание единиц хранения первоначально производится на карточках. Такой метод работы имеет много преимуществ; в частности, он весьма облегчает поиски наилучшей системы расположения единиц хранения в пределах фонда, кроме того, составленные при описании карточки, если эта работа производится с соблюдением соответствующих правил, с успехом используются в последующем – при каталогизации документальных материалов.

4.1 Научно-справочный аппарат в государственных архивах

Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы построения и использования этой системы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данных принципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера и перспектив их использования.

Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составе и содержании документальных материалов с определенной точки зрения.

Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами архивной работы (научно-технической обработки документальных материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практической ценности и др.).

Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Эта операция называется тематической разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.

Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессе многолетней научно-технической обработки документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельных второстепенных рубрик.

 Скачать реферат