История российского делопроизводства

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования (составления, оформления, обработки и хранения документов). Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость

закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято.

От того насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организованна работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документы фиксируют шаги нашей жизни, начиная с рождения. Документ является носителем информации.Информация является основанием для принятия управленческих решений, также служит источником обобщения, материалом для справочно-поисковой работы. Документ – предмет и результат труда т.к. принятое решение записывают, закрепляют, документируют.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняется определенным закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились правилами и нормами закрепленные в официальных законодательных и нормативных актах.

Общим ,в делопроизводстве, для всех видов и типов служебных бумаг является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

В работе были использованы законы РФ:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.).

Закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и системы документов, порядок правовой защиты информации.

Данный правовой акт регулирует отношения, возникающие в трех основных сферах при:

1. «Осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распределение информации;

2. Применение информационных технологий

3. Обеспечение защиты информации»[2, с.4]

Закон РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Содержит ряд важнейших основных положений для документационного обеспечения управления:

Он дает определение документированной информации, соответственно документу. Устанавливает задачи документирования, порядок документирования информации, ее перевода в информационные ресурсы, придание документу юридической силы, ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации – юридические лица.

В статье 11 закона регулирующей документирование информации, пишется, что электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно, если иным нормативным актом не предусмотрена обязательность бумажного носителя.

«В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральным законом, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен»[2, c.10-11].

В связи с автоматизацией процессов документирования и распространения использования электронного документа, значительная роль в ряду законодательных актов отнесена федеральному закону от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи»(принят Гос. Думой 13 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г).

Закон устанавливает правомочность использования цифровой подписи в электронных документах. При соблюдении всех требований электронная подпись в электронных документах признается равнозначной ручной подписи в документах на бумажных носителях[1, с. 4].

Важным нормативно-методическим документом, закрепляющим терминологию делопроизводства, который был использован в курсовой, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27.02.1998. «Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один термин стандартизированный термин. ГОСТ определяет основные термины делопроизводства: документ, документирование, правила документирования, система документации»[7, с. 1-13].

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии 3 марта 2003 г. «Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов (подробно описано как оформлять каждый реквизит, где он должен располагаться, приводится несколько вариантов); требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» [8, с. 3]

Были использованы и периодические издания. Статья Храмцовской, в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии», дала взглянуть на проблемы связанные с применением Электронно-цифровой подписи(почему же она не распространена). Андреева в журнале «Делопроизводство» подробно дает перечень понятие связанных с документами. Так же определения были использованы из Закона "О стандартизации" федер. Закона от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (принят на Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 25, ст. 917), закона " Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], закона "О библиотечном деле" Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года].

 Скачать реферат