Проблемы и функции закупочной логистики
Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
Ежед
невные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.
Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:
1. Полный перечень товаров;
2. Количество товара, имеющегося на складе;
3. Требуемое количество товара.
Преимущество: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.
Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:
§ Количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
§ Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
§ Оплачивается только поставленное количество товара;
§ По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.
Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.
Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.
Недостаток этого метода – в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.
Глава 3.
Оформление и получение заказа.
3.1 Выбор поставщика.
Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.
Проведение тендера включает следующие этапы:
1. Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7. Предложение и присуждение контракта.
Организация Конкурсных торгов – сложная и многоплановая работа.
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры меду поставщиком и потребителем.
В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано 2 способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара; количество и качества товара; цену; условия и срок поставки; условия платежа; характеристику тары и упаковки; порядок приемки-сдачи.
Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.
Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных покупателей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.
При втором способе организации письменных переговоров – инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получения оферты. В запросе указывается все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.
Оценка предложений, поступивших к потенциальном потребителю может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура.
3.2 Основные требования, предъявляемые к поставщику.
Имеется 2 основных критерия выбора поставщиков (1)стоимость приобретения продукции или услуги и (2) качество обслуживания.
Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость.
Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.
Кроме основных критериев существует еще ряд дополнительных: удаленность поставщиков от потребителей; риск забастовок у поставщика; наличие у поставщика резервных мощностей и др.
Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников информации. Ими могут быть например: собственные расследования; местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или “осведомители” официальных органов; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации; информационные агентства; государственные источники.
В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум 1 из используемых источников должен быть независимым.
Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.
3.3 Документальное оформление заказа.
В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:
1. Название документа.
В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”.