Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- размещение запасов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была об

еспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

- определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

- установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений). [19]

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо: установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей; проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок; разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов; внедрять средства автоматизации учета.

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Полученные со склада первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. [23]

2. Система заказов материальных запасов.

В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов, а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную.

Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.

Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.

3. Система получения материальных ценностей.

Для приемки материальных ценностей в каждом подразделении должны быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери материалов и беспорядок при их поставках.

Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворяющие установленным требованиям материальные запасы должны хранится на складе отдельно.

На забракованные материалы должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику.

Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших материалов должен осуществляться бухгалтерией и отделом снабжения на основе приходных документов.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

4. Система хранения материальных запасов.

Убытки материальных запасов в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания и порчи, случайной гибели.

Эффективными способами борьбы с хищениями являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный доступ; 24 – часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки); одинаковые процедуры приемки и отпуска материальных запасов для всех мест хранения; полная информация о том, где и какие запасы хранятся; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск материальных ценностей только по утвержденным заявкам; процедуры проверки персонала и др.

5.Система отпуска материальных запасов.

При организации внутреннего контроля материальных запасов следует учитывать ряд факторов:

1. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.

2. Во избежание хищений и незаконного использования излишков количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено.

3. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно – материальных ценностей.

4. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами.

5. Должны быть согласованы с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу.

6. Отпуск материалов, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Всякий сверхлимитный отпуск материалов следует оформлять специальными документами.

7. Перемещение материалов из одного склада на другой склад следует оформлять накладной на внутреннее перемещение материалов. [31]

Инвентаризация

Одним из главных видов внутреннего контроля является инвентаризация материальных запасов. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

 Скачать реферат