Принципы формирования архивных коллекций

Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. При формировании единиц хранения следует учитывать значение творчества фондообразователя и ценность документов архивной коллекции, степень их сохранности. Единицы хранения в фондах классиков и выдающихся деятелей литературы и искусства формируются из меньшего количества документов. >Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов — 40 60 листов, для рисунков и чертежей — 10—15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.

При формировании единиц хранения не рекомендуется объединять документы дореволюционного и советского периодов, исключение делается для личной переписки. При формировании единиц хранения следует обращать внимание на то, чтобы все приложения не были отделены от основных документов. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.

В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию. Если текст состоит из отдельных отрывков, каждый из них помещается в отдельную внутреннюю обложку.

Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.

В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.

В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.

В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.

При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того, проводится аннотирование особо важных документов.

Содержание документов должно быть изложено современным языком независимо от времени их происхождения. Не допускается механическое перенесение из текста документов в заголовки единиц хранения старых, архаических выражении, формулировок, извращающих политический смысл фактов и событий или искажающих истину. При составлении заголовка необходимо соблюдать единообразие приемов описания, избегать употребления канцелярских выражений.

Описание производится по новой орфографии. Из слов и терминов описываемых материалов следует сохранять в заголовках только такие, которые характерны для данной эпохи, выражают ее особенности и не могут быть заменены тождественными по смыслу современными понятиями. Вид документов, имена лиц, названии учреждений, населенных пунктов, должностей, юридические, бытовые и тому подобные термины пишутся так, как они приведены в самих документах (комедийное действо, ревизская сказка, статейный список, Ортемий, сорок и т. д.). Слова в заголовках следует писать полностью, за исключением общепринятых сокращений. Большая часть сокращений употребляется только при названии, цифре, фамилии.

В единицах хранения, содержащих письма, фотографии, учитывается количество документов. Документом считается каждое письмо, фотография. Количество писем и фотографий указывается на обложке. Документы, составляющие единицу хранения, вкладываются в развернутом виде в отдельную обложку, папку или конверт. При этом скрепки, булавки, скоросшиватели удаляются. Особо ценные документы заключаются во внутренние обложки, а фотографии и визитные карточки - в конверты. Плакаты, афиши и другие документы большого формата заключаются в специальные обложки и папки и хранятся в специально оборудованном для них месте. На ярлыках соответствующих коробок делаются топографические отсылки.

3. Примеры формирования некоторых архивных коллекций

3.1 Архив по истории диссидентов

Архив общества “Мемориал” по истории диссидентов - крупнейшее в стране собрание по истории инакомыслия послесталинской эпохи. Систематическое комплектование архива началось с весны 1991 года. В настоящее время он включает 51 фонд и коллекцию, так или иначе отражающих диссидентскую и околодиссидентскую активность 1960-х-1980-х гг., а также фотоархив, содержащий фотографии диссидентов и лиц, причастных к диссидентской активности.

Содержание некоторых архивных коллекций архива: [3]

1. Ленинградская коллекция: дел 89, 1957-1978 гг. Содержит большое количество оригинальных текстов Самиздата - публицистических, художественных, мемуарных. Многие из них не опубликованы даже в наиболее полных изданиях самиздатских текстов: “Собрании документов Самиздата” и выпусках “Материалов Самиздата” радиостанции “Свобода/Свободная Европа”. Значительная часть текстов датируется 60-ми гг. Таким образом, собрание содержит ранний Самиздат, практически не представленный в других фондах.

2. Коллекция К. Любарского, 978-1987.

Коллекция Любарского содержит источники по истории диссидентского движения 80-х годов. Специфика материалов коллекции дает возможность упорядочить их по предметно-тематическому принципу. Коллекция содержит довольно много оригинальных авторских текстов и разнообразные периодические издания. Также имеются оригинальные документы судебно-следственной практики и ксерокопии различных ведомственных распоряжений, инструкций, указов и т.п.

В целом коллекцию Любарского можно рассматривать как комплексный источник по изучению общественной (а не только правозащитной) деятельности неофициальных групп и движений 80-х годов.

Состав тематического раздела довольно разнороден. Это, прежде всего, документы, связанные с судебными репрессиями (приговоры, обвинительные заключения, судебные определения, кассационные жалобы, протоколы судебных заседаний, допросов и обысков); материалы, касающиеся внутреннего распорядка и условий содержания политзаключенных в тюрьмах и ИТК.

Несколько дел сформировано по номинальному принципу (письма и заявления в официальные инстанции, открытые письма, личная переписка, списки политзаключенных разных лет, несколько номеров “Хроники текущих событий”), есть собственно тематические подборки (посвященные, например, борьбе за право эмиграции, психиатрическим преследованиям, религии и религиозным репрессиям, бытовым проблемам).

 Скачать реферат