Личное дело государственного служащего

Наниматель при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, не вправе основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, командировок, справки о месте жительства, составе семьи,

размере заработной платы.

2.1 Документы, которые вносятся в личное дело

В личное дело гражданского служащего вносятся:

· Персональные данные госслужащего (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и др.);

· Сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (пункт 3 статьи 42 Закона №79-ФЗ).

Документы, входящие в личное дело, удобно комплектовать по разделам:

· В первом разделе хранятся копии документов, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника: паспорт, ИНН, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.;

· Во втором разделе – копии документов о деятельности работника в данном государственном органе: личные заявления, приказы о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;

· В третьем разделе – документы о прохождении конкурса на включение в кадровый резерв;

· В четвертом разделе – сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, документы о результатах проверок;

· В пятом разделе – документы о предыдущей работе в государственном органе.

Документы в разделах 2 – 5 располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу государственного органа.

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения о всех документах отражаются во внутренней описи.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

При приеме гражданина на гражданскую службу производится первичное оформление его личного дела, для чего личному делу присваивается учетный номер, заполняется обложка и корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела заключается в:

· Ведении внутренней описи личного дела;

· Помещении в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах, например, после сдачи гражданским служащим квалификационного экзамена в его личное дело помещаются экзаменационный лист, отзыв об уровне его званий, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, а также копия акта государственного органа (приказа, распоряжения) о присвоении ему нового классного чина;

· Изъятие документов, надобность в которых миновала;

· Проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.

3. Знакомство с личным делом

Не реже одного раза в год гражданский служащий должен быть ознакомлен с материалами своего личного дела. Просмотр документов осуществляется в специально отведенном помещении в пределах рабочего дня. В процессе просмотра запрещается изъятие документов, внесение записей и исправлений в личном деле. В случае обнаружения неточностей гражданский служащий составляет заявление о необходимости внесения изменений (дополнений либо изъятии документов) в личное дело с приложением копий соответствующих документов. Факт знакомства с личным делом фиксируется в карточке, прилагаемой к личному делу гражданского служащего.

4. Ведение личного дела

4.1 Внесение изменений в личное дело госслужащего

При изменении персональных данных гражданского служащего в личное дело вносятся соответствующие изменения на основе письменного заявления гражданского служащего. К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (например, свидетельство о регистрации брака), а подлинники предъявляют работникам кадровой службы.

Издается соответствующий приказ, копия которого вносится в личное дело. На обложке личного дела зачеркивается прежняя фамилия и пишется настоящая.

При перемене фамилии каждый гражданин должен внести соответствующие изменения в документы, оформленные на его прежнюю фамилию.

Главным документом гражданина Российской Федерации является паспорт, который подлежит обмену в месячный срок после регистрации брака в случае перемены фамилии.

Кроме того, каждому гражданину Российской Федерации присваивается однажды и на всю жизнь идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который подтверждается Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства (далее – Свидетельство). При перемене фамилии ИНН не меняется, а подлежит замене само Свидетельство о постановке на учет в связи с изменением указанной в нем фамилии. Свидетельство подлежит обмену в налоговой инспекции по месту жительства гражданина.

Для замены Свидетельства о постановке на учет гражданский служащий самостоятельно обращается с заявлением в налоговую инспекцию по месту жительства, в котором указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, ранее присвоенный ему ИНН и прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию.

Взамен налоговая инспекция выдает новое Свидетельство о постановке на учет на новую фамилию с тем же ИНН.

Заменой паспорта и Свидетельства о постановке на учет занимается непосредственно сам работник.

В кадровую службу гражданский служащий представляет оригиналы документов и передает копии для включения в личное дело.

Государственный орган на основе заявления гражданского служащего представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2[1], опись документов по форме АДВ-6[2] и свидетельство, выданное на прежнюю фамилию. Пенсионный фонд выдает свидетельство на новую фамилию с тем же номером индивидуального лицевого счета[3]. Новое свидетельство выдается гражданскому служащему, а копия подшивается в личное дело.

Подлежит обмену и страховой медицинский полис обязательного медицинского страхования граждан. Порядок обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.

Необходимо провести изменения и в служебном контракте. Для этого можно либо провести соответствующие исправления в обоих экземплярах служебных контрактов, либо заключить дополнительное соглашение.

Здесь же следует напомнить, что работники кадровой службы должны внести изменения в трудовую книжку, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, личную карточку гражданского служащего Т-2ГС, а также в график отпусков.

4.2. Порядок хранения личного дела

Кадровая служба государственного органа обязана:

· Постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие деятельности гражданского служащего (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и др.);

 Скачать реферат