Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства
Из-за невозможности использования необходимых сведений вне оперативного доступа остается 80-90% информации, которая могла быть применена для решения текущих задач, поэтому в большинстве случаев роль "информационных справочников" берут на себя специалисты-профессионалы. Такие, незаменимые кадры, владеющие частицами знаний, составляющими тайну для остальных сотрудников, есть в любой орг
анизации. Потеря подобного гуру порой наносит компании невосполнимый ущерб.
В общем, проблема сводится к тому, что:
· деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;
· невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;
· трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
· не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;
· документы "движутся" медленно, на какой стадии находится процесс, никому не известно, важные бумаги теряются;
· появляются дублирующие или противоречивые документы;
· поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;
Этот перечень можно было бы продолжать. Ясно, однако, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления.
На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях компаний, однако внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурацией бизнес-процессов и формальной структурой компании.
В статье предлагается вариант построения организационной системы информационного обслуживания предприятия, объединенной с технологией оперативного управления бизнес-процессами. Эта система способна:
1. контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;
2. обеспечивать компанию полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией;
3. регулировать движение информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям и ритмам бизнес-процессов;
4. оперативно извлекать информацию из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;
5. адсорбировать, аккумулировать, анализировать и обобщать документированный опыт профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;
6. упорядочивать деятельность, связанную с развитием информационной системы.
3. Структура информационных потоков компании
Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.
Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных сообщений). Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" - одна из важнейших задач функций информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно-техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления.
Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм Ротшильда, можно сказать - кто владеет информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".
Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться устно или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.
Информационные сообщения могут быть директивными (рис.1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.
Рис.1 Структура информационных потоков
4. Традиция самообеспечения
В небольших компаниях с невысокой интенсивностью документооборота (не более 20 документов в день) функции информационного обеспечения, как правило, децентрализованы. Это означает, что подразделения в основном занимаются самообеспечением. Централизованная составляющая этой функции сводится к распределительной деятельности секретаря при передаче входящей и отправке исходящей почты, а также соединении сотрудников с внешними и внутренними абонентами.
Традиция информационного самообеспечения не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей к источникам информации, которая принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении дел каждый солидный отдел создает собственный архив, отвечающий требованиям данной конкретной службы. Однако при большом потоке документов и штатной численности офиса, превышающей 30 человек, недостатки децентрализованной системы управления информацией превалируют над достоинствами.
Во-первых, значительная часть данных пригодных для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного способа хранения (в архивах профилирующих отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В децентрализованной системе это приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а, зачастую, и вовсе отсутствует.