Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства
Рис.5 Границы контроля и регулирования КИЦ и КЦК
В коммерческом комплексе роль КЦК играет оперативно-распорядительный отдел (см. рис. 4); в производственном - планово-диспетчерский; в инженерном - прои
зводственно-технический. В финансовом комплексе соответствующие функции выполняет заместитель директора по финансам и экономике; в административном - управляющий делами головной организации; в управляющей компании - организационный отдел.
В целях повышения роли и ответственности центров координации их начальников назначают первыми заместителями руководителей комплексов.
7. Отдел информационного обеспечения
На рис. 6 представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования.
Рис.6 Функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения
Затем осуществляются:
· регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);
· маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам);
· координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;
· контроль движения документов;
· составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.
Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие процедуры:
· отделяет содержательную часть от информационного шума;
· осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;
· определяет потенциальных пользователей;
· составляет примерный план работы, т.е. программу использования информации, содержащейся в документе;
· согласовывает план с лицами, принимающими решения;
· передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.
Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей; в том числе, составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.
После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.
Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.
8. Распределение функций информационного обеспечения
В таблице приведены сведения о распределении между специалистами компании функций информационного обеспечения, включая техническое обслуживание и поддержание инфраструктуры.
Рис.7 Примерное распределение функций оперативного информационного обеспечения
Применение описанной технологии информационного обеспечения компании требует инвентаризации документальной базы, разработки маршрутов движения документов и процессов их обработки, а также внедрения автоматизированных программных средств ведения баз данных и учета движения документов. Наградой за проделанную работу станут ускорение бизнес-процессов и сокращение времени, затрачиваемого на поиск информации, оценку ситуации и принятие взвешенных управленческих решений.
Заключение На первый взгляд не происходит ничего сверхестественного — информационная индустрия является новой отраслью технологий, она всегда бурно развивалась, ускорения чередовались с относительно плавными периодами. Происходящее сегодня сопоставляют с такими вехами, как появление персональных компьютеров в эпоху властвования больших ЭВМ и повсеместное объединение персональных компьютеров в локальные сети. Соглашаясь с этим сравнением, следует отметить эволюционный характер явления. Просто когда люди хотят отразить важность какого-либо момента, они называют его революционным — это из области маркетинга.Никто не может игнорировать новые технологии, широко распространяющиеся в нашей жизни, не говоря уже о той непосредственной выгоде, которую из них могут извлекать потребители уже сегодня. Результаты этих усилий уже воплощаются в реальных проектах.В результате развития информационных технологий и большой прибыльности проектов в отрасль привлечено множество фирм. В результате создалась ситуация совершенной конкуренции. Результатом сегодняшней обостренной конкуренции будет совершенствование ИТ, появятся новые отрасли, рынок предложения станет прозрачнее.Таковы основные черты развития сегодняшнего индустриального бизнеса — этого многоликого феномена нынешнего столетия, который уже сейчас конкурирует с промышленностью и в скором будущем может стать основным видом экономической деятельности.
Список используемой литературы
1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2004.
2. Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудрявцева. – М.: ИНФРА-М, 2001.
3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М., 2000. 4. Информационные системы в экономике. Под ред. В.В. Дика. –М.: Финансы и статистика, 2003. 5. Мартин Е. Информационные технологии в управлении. –М.: Финансы и статистика, 2002. 6. Грабауров М. Информационные технологии. -М.: Финансы и статистика, 2003.
7. А.Акопянц. К выбору систем автоматизации документооборота /ЛСомпьютерра. 2003. №12.
8. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12.
9. Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.
10. В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/УДелопроизводство. 2004. №1.
Скачать реферат