Деловая переписка
4. Обращение
При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальное Dear (Дорогой):
Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brown, Dear John.
При обращении к фирме - более формально:
Dear Sirs – (Европа), Gentlemen: – (США).
После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США):
Dear Sirs, Gentlemen.
5. Основной текст письма
Состоит из информ
ации, которую вы хотите донести до адресата. При его формальном оформления, необходимо иметь в виду два момента.
С заглавной буквы пишутся:
· имена, адреса, обращения
· каждое слово названия фирмы
· каждое слово официального названия должности
· название объектов переписки (Project, Agreement, Letter of Intent).
Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т.д.
В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Основной текст полезно закончить стандартными вежливыми фразами.
|
Мы будем признательны за быстрый ответ |
Early reply will be appreciated . |
|
Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие) . |
If we can be of any assistance, please do not hesitate to contact us . |
|
Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем |
Looking forward to hearing from you soon . |
|
Просим сообщить нам, как можно скорее (в ближайшем будущем) |
Please, inform us in the shortest possible time (at your earliest convenience .) |
|
По получении письма просим телеграфировать (сообщить телексом) подтверждение |
Upon receipt of the letter please cable (telex) your confirmation . |
|
Мы хотели бы заверить вас . |
We would like to assure you . |
|
Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа |
Prompt execution of the order will be appreciated . |
|
Заверяем вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями |
We assure that we shall get in touch with (contact) the organizations concerned without delay |
|
Заверяем вас, что мы предпримем срочные меры для исправления создавшегося положения |
We assure you of our quick actions to correct the situation . |
|
Ожидаем вашего согласия (одобрения, подтверждения) |
Looking forward to receiving your concent (approval, conformation) |
6.Заключительная формула вежливости
Должна всегда соответствовать обращению к адресату.
Dear Sir, Sir - (I am) Yours truly, Faithfully
Dear Sirs, Gentlemen - Yours truly
Lady, Ladies - Yours truly
Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора с указанием его должности и звания, например:
Sir Jeffry, Editor-in-Chief
J.P.Black, Head of Department
Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:
Enclo (Enclosure) – приложение
Enclos – множ.число.
например:
Enclo.: 32 pages (sheets)
2.3 Электронные письма
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и этика.
Получение писем
1. Проверять почту следует не менее 2 раз в день – с утра и после обеда, иначе есть риск застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минуты.
2. Если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
3. Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»
От правильного и полного заполнения полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, как способ защиты информации. При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
Поле «Тема»
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
Написание ответа
1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
3. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
1. Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
Скачать реферат