Автоматизированные системы управления

3.1 Описание информационных потоков рассматриваемой компании

В курсовой работе выше, в первом разделе, приводился пример схемы имеющихся информационных потоков компании ООО «UKOR AUTO». Данная схема, оказалась неэффективной, имеющей множество недостатков. Она приводила к возникновению ошибок и сбоев в работе, а как следствие, к

потере части прибыли компании. Все ее недостатки указаны выше.

Отсюда следует постановка задачи: разработка новой модели документооборота в компании путем внедрения современной информационной технологии управления. Она, как запланировано, должна будет исправить имеющееся положение и устранить по возможности все указанные выше недостатки. После внедрения нового программного обеспечения многая документация в компании ООО «UKOR AUTO» будет вестись в электронном виде, и пересылаться непосредственно из отдела в отдел с использованием внутренней локально-вычислительной сети. Эта информация будет обрабатываться в установленном новом программном обеспечении, совместимом во всех отделах организации.

Эффективность функционирования всей компании в целом, безусловно, зависит от характера движения потоков документов в процессе обеспечения ее необходимой информацией.

Потому рассмотрим движение информационных потоков в компании ООО «UKOR AUTO» после внедрения современной информационной технологии управления. Производя анализ документооборота после модернизации, так же рассмотрим схему информационных потоков в компании, ограничиваясь только документооборотом между отделами по продажам, бухгалтерией и генеральным директором.

Итак, ранее буквенно обозначенные на схеме потоки документов, будут характеризоваться следующими характеристиками:

Д1 – заявка на приобретение продукции компании, предоставляемая клиентом в устной, письменной, электронный форме.

Ежедневно, и не по одному разу в организацию, а точнее в отделы продаж обращаются потребители продукции компании: мелко- и крупнооптовые юридические и физические лица. Они оставляют заявку на приобретения необходимой им продукции менеджерам отделов импортных, отечественных или региональных продаж. Часто бывает такая ситуация, что потребители не точно знают необходимую им продукцию, а потому могут возникнуть проблемы с ее соответствием имеющейся на складе ООО «UKOR AUTO». Внедрение нового программного обеспечения позволит:

А) для заказов через Internet – осуществлять выбор продукции самостоятельно клиентом, что значительно облегчит работу менеджеров (в особенности в отделе региональных продаж).

Б) для обычных заказчиков – представить необходимую продукцию, вызвавшую сомнения, на экране монитора менеджера, продемонстрировав ее клиенту.

Д2 – кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара.

При оплате счет-фактуры клиент получает документы, подтверждающие оплату – кассовый и товарный чеки. Эти документы необходимы в любом случае, и внедрение современного программного обеспечения влиять на них не будет.

Д3 – отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании.

Отчетные документы оформляются бухгалтерией и предоставляются генеральному директору, их движение обеспечивается техническими средствами бухгалтерии. А потому тоже после нововведений не измениться.

Д4 – отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т.д.

Поставщики осуществляют контакт с генеральным директором компании по средствам данного документа. Его формат так же не видоизмениться. Само его изменение нецелесообразно, так как у поставщиков существует определенная форма отчетности, которая необходима для слаженной работы компании.

Д5 – накладная поставки, получается бухгалтерией от поставщиков товаров, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции.

Накладная поставки будет автоматически обрабатываться введенным программным обеспечением на вопрос совместимости с ним и автоматически добавляться в электронные каталоги.

Д6 – накладная, счет-фактура.

Накладные, счет-фактуры будут отсылаться генеральному директору на подпись в модернизированном электронном виде, поддерживающимся установленным программным оборудованием.

Д7 – выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость.

Данный документ замениться формой заказа (накладной), которая будет оформляться менеджерами отделов продаж с использованием внедренной информационной технологии управления, и будет отсылаться в бухгалтерию по локально-вычислительной сети.

Д8 – документация о наличие товара, его наименовании и стоимости.

Формализованная и обработанная накладная поставки будет отсылаться бухгалтерией в отделы продаж так же по локально-вычислительной сети. Представляться эта документация будет в виде приложений введенной информационной технологии управления.

Представим алгоритм функционирования планируемой системы:

Итак, всю рассмотренную информацию, участвующую в процессе деятельности компании можно охарактеризовать как внутреннюю и внешнюю по отношению к самой компании.

3.2.Анализ движения информационных потоков в компании.

Представим движение информационных потоком в компании в виде следующих таблиц:

Состав входной внешней информации:

Состав выходной внешней информации:

 Скачать реферат