Оформление дел

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каж­дого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

Пример:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т.1,с№1 по №85";

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т. 2, с № 86 по № 198".

В заголовках дел делают ссылку на копийность док

ументов, из которых состоит дело.

Пример:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, с №1 по № 60 (копии)".

На подлинность документов в заголовках дел не указывают.

Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых име­ются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, поме­щенного в дело.

При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год обозна­чают арабскими цифрами, а месяц - словами.

Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Пример:

2 января 1998 года или 02.01.98;

2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.

Если дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.

Если делом является журнал регистрации документов, то датой такой дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.

Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов рук водителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

Датами протоколов заседаний будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.

Личные дела датируются в соответствии с датами приема и увольнения лица, на которое оно заведено.

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

Пример:

[не ранее 21 сентября?] 1995 г.

Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согла­сования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководите­лем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.

6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каж­дом структурном подразделении организации по окончании делопроизводст­венного года составляют описи (рис. 3).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего докумен­том, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обес­печивающего быстрый поиск документов[7].

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, со­ставляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяют:

- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

- правильность оформления и группировки документов в деле;

- правильность оформления дел.

_наименование организации)

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ№

В данную опись внесено _ дел с № _ по №

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Расшифровка

составителя описи Подпись

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности Протокол ЭК

руководителя службы делопроизводства структурного

организации подразделения

Подпись Расшифровка подписи от _ № _

Дата

Передал _дел

(цифрами и прописью)

_ регистрационно-контрольных цифрами и прописью) картотек к документам[8]

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной Расшифровка

организации) Подпись подписи

Дата

Принял _ дел и

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности Расшифровка

работника архива Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсут­ствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

 Скачать реферат