Оформление дел
Внутренняя опись содержит:
- номер дела, документы которого внесены в данную опись;
- номера документов дела;
- индексы документов;
- даты документов;
- вид документа и краткое содержание документа;
- номера листов, на которых расположен документ;
- примечание.
К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой вн
утренней описи и количество включенных в дело документов.
Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №
№ п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Вид документа, краткое содержание |
Номера листов |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.
Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
4. Переплет (подшивка) дел
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.
При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.
К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.
Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело[4].
Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям.
Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.
Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации.
5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения[5]
Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.
Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.
Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).
Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение[6].
Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.
Пример:
Государственная Архивная Служба России (РОС АРХИВ)
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения
и архивного дела (ВНИИДАД)
Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наименование организации (структурного подразделения). В таком случае на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т.п.
Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.
Номер дела (тома, части) проставляют на обложке дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.
Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.