Документационное обеспечение управления

Что же такое штамп? В переводе с латинского языка слово «штамп» stampa – печать, оттиск, иными словами, то, что постоян­но и без изменения воспроизводится в различных условиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулы речевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, со­болезнования, поздравления и дру

гие стандартные этикетные штам­пы, используемые в стандартных ситуациях.

Штамп встречается в языке художественной литературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна де­вица.

В публицистике употребляются такие, например, словесные кли­ше: важные события, международная жизнь, печатный орган, при­быть с официальным визитом и др.

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

Точность, однозначность и необходимость машинной обработ­ки официального документа предполагают использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой пись­менной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответ­ствовал только один термин. И здесь очень важное значение имеет ис­пользование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческой документации, мож­но разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля русского языка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеука­занный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторые из этих слов устаревают и заменяют­ся современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминов официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установле­ние и др.

Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, осо­бое место занимают существительные с префиксом не: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постоянно до­полняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическая лексика.

В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, той предметной области, которой посвящен документ. Эта терминоло­гическая лексика точна и однозначна, поэтому она удобна в упот­реблении как в науке, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые и дипломатические терми­ны, употребляемые в документах. Например, для заключения дого­вора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа - терми­нология из этой предметной области : финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг, лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку не предполага­ют различных толкований и способствуют точному выражению со­держания служебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленному каким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель, наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказ­чик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жиз­ненных и деловых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.

2.2. Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и це­лостные словосочетания (языковые формулы). Широкое употребле­ние языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) язы­ковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенно­стей деловой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управ­ленческой ситуации идет речь: принимая во внимание, что в соот­ветствии с договоренностью; выражаем глубокую признательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Таким обра­зом, одной из функций языковой формулы в тексте документа явля­ется выражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юриди­чески значимые компоненты текста, без которых документ не обла­дает достаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами, определяющи­ми видовую принадлежность документа. Только по одному слово­сочетанию "контроль за выполнением возлагается на ." становится ясно, о каком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболее существенное.

Используя готовые клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступать в законную силу; обжалованию не подле­жит; без уважительной причины; в установленном порядке; по исте­чении срока; единовременное пособие; по достижении восемнадцати­летнего возраста; предварительное рассмотрение и др.

Правильный выбор устойчивого словосочетания из числа возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности (частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в опи­сании управленческой ситуации, а также его грамматической пра­вильностью с учетом особенностей официально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительным устойчивым слово­сочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с ок­раской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящие органы, установленный порядок предварительное рассмот­рение, оправдательный приговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др.

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например: составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провести мероприятие, играть роль, иметь значение.

В официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, на­блюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается как более значи­мая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» су­ществительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

 Скачать реферат