Документационное обеспечение управления

План:

Часть 1. Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа)

1.1. Особенности языка документов

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1.3. Лингвистические особенности документа

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Ст

андартизация лексики.

2.2. Стандартизация словосочетаний

2.3. Стандартизация в построении предложений.

2.4. Стандартизация текста

Приложение №1

Список используемой литературы

Современный русский литературный язык, сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множество ре­чевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом и полом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образования и местом проживания, професси­ей и видом деятельности. В ряду этих факторов ведущее место зани­мает сфера общения, в которой оказывается человек, - что уместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меня­ется в зависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим. Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то, что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколько разновидностей, каж­дая из которых предназначена для общения в определенной сфере деятельности человека.

В настоящее время принято разграничивать следующие разно­видности языка: язык художественной литературы, устная разговор­ная речь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языка характеризует­ся особой функциональной направленностью речи. Например, в языке литературы это прежде всего создание художественных образов; ве­дущей функцией устной речи является непосредственное речевое об­щение; основная функция публицистики - политическое, идеологи­ческое воздействие на слушателя и читателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловой стиль речи суще­ствует для передачи информации на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи - это разновидность со­временного русского литературного языка, которая реализуется в сфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической и административной общественной деятельности. Язык документов является обязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловому общению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля, сформировав­шиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требова­ния к содержанию служебного документа и его речевому оформле­нию. И прежде всего язык служебного документа должен соответ­ствовать общим нормам современного русского литературного язы­ка. Например, недопустимо использование просторечных, диалект­ных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве приме­ра можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие», «надо делиться» вмес­то «распределять», «разборка» вместо «сведение счетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита», «кру­той» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет и свои специ­фические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые не­обходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстралин­гвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингви­стические особенности служебного документа.

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию до­кумента является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содер­жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются с помощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающий существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратить внимание.

Создавая документ как источник письменной информации, го­сударственному служащему необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всего сразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не пол­ностью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения из­менить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жеста­ми, использовать смысловые паузы, правильно расставить логиче­ские акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете ин­формацию с помощью документа, то при этом нет немедленной об­ратной связи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать, расшифровывать, интерпретировать вашу инфор­мацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, сво­его понимания. Поэтому следует всегда иметь в виду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор должен продумы­вать каждое слово, не допуская возможности истолковать написан­ное иначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие и понимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фак­тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв­ляется статус автора. Вне зависимости от того, кто является непос­редственным (техническим) составителем документа или его офи­циальным автором, подписывающим документ, адресантом (отпра­вителем) становится "коллективный субъект", который направля­ет свое официальное послание также "коллективному адресату" (получателю). Например, коллективный отправитель - Государ­ственная Дума или какое-либо министерство направляет свои реше­ния, постановления, инструкции и другие документы также коллек­тивному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии, федеральные службы и другие государственные учрежде­ния и организации.

Однако не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информа­цию.

Большинство официальных документов визируется и подписы­вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так­же подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич­ную ответственность за содержание документа каждого из подписав­ших его.

В целом в официальном документе выражаются интересы обще­ственные, коллегиальные, коллективные. Автором документа явля­ется, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллектив­ное (организация, предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

 Скачать реферат