Организация работы современной кадровой службы

Все документы, регистрируемые и нерегистрируемые, поступают в отдел кадров т. к. в ООО «Строитель» всю первоначальную обработку входящей документации производит менеджер по персоналу.

В настоящее время организация получает документы не только по почте, но и принятые по факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана

обеспечить учет и контроль за движением таких документов. [65]

Предварительное рассмотрение поступивших документов также производится менеджером по персоналу, с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель организации, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет менеджер по персоналу.

§ 2.4. Формирование дел в организации

После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

Дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение документов в дела - главная задача отдела кадров ООО «Строитель». Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т.е. как сформированы дела.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа. [66]

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе кадров. Это характерно для небольших организаций, таких как ООО «Строитель», в которых за делопроизводство отвечает один работник – менеджер по персоналу.

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архива организации:

- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

- приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;

- в дело группируются документы одного календарного года. [67]

Исключение составляют:

- переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

- дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);

- в дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные подшивать запрещается;

- дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела.

Документы дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т.д.

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется группировать в отдельные дела.

 Скачать реферат