Правила подготовки и оформления документов

Содержание

Введение

1.Документирование управленческой деятельности

1.1 Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.3 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

2. Тираж документов

3. Особенности оформления и

передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.

Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.

Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.

При оформлении служебных документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работникам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 ( для оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.

1.Документирование управленческой деятельности

1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной технике – на машинном языке.

.2. Правила оформления документов на бумажных носителях, а также правила оформления реквизитов документов определяются ГОСТ Р 6.30-2003.

1.1Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

1.1.1 Гербовые бланки являются полиграфической продукцией подлежащей учету.

1.1.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной вида продукции на должностном качественном уровне.

1.1.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографическим способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации- поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

1.1.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

1.1.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

1.1.6. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, начинаются распорядительным документом руководителя организации.

1.1.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.2.1 Приказ, постановление

Приказ, постановление – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.

Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются основание или причина составления документа.

В распорядительной части излагается решение руководителя.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру действий.

 Скачать реферат