Делопроизводство в кадровой службе

Введение

«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами ». [2]

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в ц

елом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

Личный листок по учету кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации. Личный листок по учету кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.

Личный листок по учету кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др.

Личный листок по учету кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.

Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень – не имею).

Ответы на вопросы в личном листке по учету кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении используются следующие личные документы:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документы об образовании;

· документы о наградах;

· документы об изобретениях;

· документы ВАК о присуждении ученых степеней и пр.

Особенно важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая

работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность прерывалась по каким-то причинам, их обязательно указывают (болезнь, учеба и т.п.).

Личный листок по учету кадров имеет место для фотографии работника.

Личный листок по учету кадров подписывается работником организации.

Наряду с личным листком по учету кадров применяется аналогичная учетная форма – анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.

Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку по учету кадров.

Дополнения к личному листку по учету кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму.

В первом разделе указываются перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника.

Во втором разделе указывают изменения других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).

Все изменения указанные в Дополнении к личному листку по учету кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку по учету кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.

Таким образом, личный листок по учету кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике и формирующим первичную базу данных о персонале организации.

На практике, в нашей организации в настоящее время, Личный листок по учету кадров не ведется, а применяется заполнение личной карточки работника, т.е. документом который, по сути, является вторичной учетной документацией.

Образец заполнения и примерную форму Личного листка по учету кадров см. в Приложении 1. Форма Личного листка по учету кадров приложена за 1984 г., на современном этапе ряд вопросов претерпел изменения (например, нет вопросов о партийности т.п.), но основное содержание и образец применения на практике отражено.

В Приложении 2 показан бланк Личного листка по учету кадров, применяемый в настоящее время.

2. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника

«Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения … кадровых и иных вопросов ее деятельности». [2]

Одной из функций кадровой службы является оформление процесса движения кадров организации, который документируется посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, графиков отпусков, докладных записок и пр. Приказы по личному составу формируются отдельно от основной деятельности и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного индекса «К», «ЛС» либо «Л/С». Одним из приказов по личному составу является Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Приказ заполняется на основании Унифицированных форм №№ Т-8, Т-8а и применяется для оформления увольнения работников, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

В соответствии со ст. 77 п.3 Трудового кодекса РФ основанием прекращения трудового договора является расторжение трудового договора по инициативе работника, которая предоставляет работнику право расторгнуть трудовой договор в любое время, по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели, путем подачи заявления.

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника:

· наименование организации;

· коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);

· дату прекращения действия трудового договора;

· Ф.И.О. работника;

· табельный номер;

· структурное подразделение;

· должность, специальность, профессия, разряд;

 Скачать реферат