Анализ организации контроля исполнения документов
Рисунок 5 - График бизнес-процесса материально-технического снабжения
Фрагмент графика бизнес-процесса материально-технического снабжения на предприятии представлен на рисунке 5.
3.3 Предложения по совершенствованию организация контроля исполнения документов на предприятии
Автономные компьютеры
на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.
Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.
АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.
При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:
- возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;
- круглосуточная работа;
- работа в реальном масштабе времени;
- обеспечение требований ко времени реакции системы;
- регистрация всей информации, циркулирующей в системе;
- хранение данных о состоянии устройств системы;
- возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;
- обеспечение высокой надежности технических средств АРМ;
Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ.
Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.
Представленная в курсовом проекте автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.
В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираем персональные компьютеры.
Представленная автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.
Структурная схема КСА представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 - Структурная схема КСА
На структурной схеме обозначены следующие устройства (компоненты КСА):
Сетевой кабель. Соединяет три рабочих места и сервер с HUB.
Городская телефонная линия.
Соединение сетевого принтера с сервером.
Высокоскоростное подключение к сети Интернет. Позволяет вовремя и быстро получать нужную информацию, а так же пользоваться электронной почтой, не используя подключения по модему, тем самым не занимая телефонной линии.
Подключение к удалённой сети других подразделений.
- Рабочее место.
- Сервер. Содержит все необходимые для работы БД, а так же осуществляет доступ к ним, как с рабочего места, так с другими подразделениями или организациями. Помимо этого имеет подключение к Интернет по выделенной линии, обеспечивая тем самым доступ работников отдела сбыта в Интернет без использования модема.
- HUB. Устройство, позволяющее объединить в сеть группу пользователей. В нашем случае, 3 рабочих места и сервер.
- Принтер. Подключён к серверу и является доступным для использования со всех 3-х рабочих мест отдела сбыта.
- Сканер. Находится на третьем рабочем месте.
- Факс. В целях экономии, находится лишь на первом рабочем месте. Подключён к городской телефонной линии.
- Телефон. Подключён к городской телефонной линии. Находится на втором рабочем месте.
При внедрении выше описанной автоматизированной информационной системы значительно повысится производительность труда и качество документов, так как значительную часть работы специалистов отдела сбыта занимает составление и подготовка документов по складскому учету, которые осуществляются вручную.
На данный момент среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота [8, 46].
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Скачать реферат