Организация работы офис-менеджера

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то офис-менеджер может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

Офис-менеджер должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а

иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Офис-менеджер должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д.

Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

Составляя реферат, офис-менеджер не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

В повседневной работе офис-менеджер должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.

Заключение

Исходя из поставленных во введении задач, можно сделать следующий вывод. Офис-менеджер представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме. Прежде всего, у офис-менеджеров должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.

Для успешной работы офис-менеджера, следует иметь в виду, что это - специфическая деятельность, которая предъявляет к человеку специфические требования. Например, такие, как компетентность, это означает, что каждый офис-менеджер должен знать: что делать и как делать свою работу наилучшим образом. Это, конечно, не исключает того, что каждый офис-менеджер работает в своей, только ему присущей манере.

Требование подходить ко всем делам с достоинством и ответственностью это больше чем просто деловая этика. Каждый офис-менеджер точно должен знать: за какую работу, и по каким критериям он несет абсолютную ответственность. Эта ответственность никогда, и ни при каких обстоятельствах не может быть передана кому-то другому (подчиненному) даже в тех случаях, когда руководителя нет на рабочем месте. Отсюда и достоинство, ведь оно определяется постоянным кругом ответственности. Высокая работоспособность понимается весьма своеобразно. Работоспособность - это не только способность долго и качественно работать. Это умение наиболее оптимальным образом организовывать свой труд. Это и терпение, без которого невозможна длительная напряженная работа.

Офис-менеджер - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Список использованной литературы

1. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 1999 г.

2. Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка.— Изд. 2-е, испр. и доп.— М.: Высшая школа, 1996.

3. Ладанов ИД. Мастерство делового взаимодействия.— М.: НТК «Менеджер», 1999.

4. Мартин Д. Манипулирование встречами: Как добиться чего вы хотите, когда вы этого хотите//Пер. с анг.— Минск: Амалфея, 1996.

5. Менеджмент организации: Учеб. пособие / Под ред. З.М. Румянцевой, И.А. Саломатина.¾М.: ИНФРА-М, 1996.

6. Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 1993.

7. Скриптунова Е. Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым // Секретарь-референт. №9, 2004.

8. Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

9. Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М., Экономика, 1992.

10. Шепель В.М. Секреты личного обаяния.— М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1994.

11. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[1] Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 1993.

[2] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[3] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[4] Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

[5] Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М., Экономика, 1992.

[6] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[7] Голуб И.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи.- М.: Международные отношения, 1993.

[8] Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка.— Изд. 2-е, испр. и доп.— М.: Высшая школа, 1996.

[9] Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

 Скачать реферат