Организация работы офис-менеджера

Введение

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что в России возложение на секретаря или администратора обязанностей о

фис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы.

Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по зарубежным тенденциям, такая практика уже «отмирает». На сегодняшний день офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса.

Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Так как все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

Изученность. Для написания данной работы, мной была исследована соответствующая литература, в которой изучена проблема организации работы офис-менеджера. В работах Т.Н. Бондаревой, Ришара, Кауса, Д. Харрисона, и других ученых сформулированы общие принципы и критерии работы офис-менеджера. В данной работе мною также были использованы последние работы западных авторов и консультантов по менеджменту, а также труды известных отечественных лингвистов, логиков и специалистов в сфере управления.

Объектом исследования данной работы является совокупность должностных полномочий офис-менеджера

Предметом исследования является организация работы офис-менеджера.

Цель исследования состоит в комплексном изучении проблемы организации работы офис-менеджера, являющегося координирующим центром конкретного структурного подразделения. Исходя из данной цели, решаются следующие задачи:

- рассмотреть способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера;

- определить организацию рабочего места офис-менеджера;

- разобрать в чем заключается помощь офис-менеджера в работе руководителя;

- проанализировать деловое общение в работе офис-менеджера.

Практическая значимость работы. Аналитический материал работы и полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по изучению специфики работы офис-менеджера.

Структура исследования. Цели и задачи исследования обусловили выбор структуры работы. данная работа состоит из введения, четырех вопросов, заключения, списка литературы и приложения к работе.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

Офис-менеджер является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Офис-менеджер не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества офис-менеджера, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль.

Офис-менеджер является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Офис-менеджер представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации[1].

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от офис-менеджера постоянного повышения своей деловой квалификации, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как офис-менеджеры.

Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка офис-менеджера сводится главным образом к освоению технических навыков – умение работать на компьютере и другой офисной технике, и т.п. Вопросы же рациональной организации работы офис-менеджера, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у офис-менеджеров в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего. Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и офис-менеджера. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.

Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений.

Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации.

С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных офис-менеджеров централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

 Скачать реферат