Применение контроля в управлении организацией
Мы будем рассматривать, контроль, как составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями.
Реализуя контрольную функцию, субъект управления создает необходимые предпосылки для нормального функционирования хозяйствующего субъекта и достижения намеченных целей, как в стратегической перспективе, так и при решении вопросов оперативного характера.
Содержание контроля раскрывают такие процедуры, как:
Þ сбор, обработка и анализ информации о фактическом положении дел в структурных подразделениях;
Þ сравнение полученных данных с запланированными показателями;
Þ выявление отклонений и анализ их причин;
Þ разработка системы мероприятий для достижения намеченных целей.
В современной практике управления используются различные виды контроля.
По контролируемым объектам различают:
· контроль хода производственных процессов,
· технологический контроль
· финансовый контроль
· контроль трудовой дисциплины и т.д.
По периодичности контроль может быть: систематический, периодический и разовым.
По широте охвата различают: общий и выборочный контроль.
Выделяют три аспекта управленческого контроля:
· установление стандартов - ясное и четкое формулирование целей, которые должны быть достигнуты в намеченный период времени. Стандарты базируются на планах, разрабатываемых организациями. Одновременно формируется система показателей результативности деятельности управляемого объекта и его структурных элементов, позволяющая точно определить, что должно быть получено для достижения намеченных целей (объем, продажа, прибыль, стоимость сырья и материалов и т.д.);
· измерение фактически достигнутых результатов за определенный период и их сравнение с ожидаемыми.
В ходе сравнения оценивается, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов; подготовка необходимых корректирующих действий, способствующих приведению фактических положения дел к запланированным результатам. На этом этапе могут пересматриваться и сами стандарты.
Основными причинами необходимости контроля являются:
Þ неопределенность, сложность и динамичность среды;
Þ предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
Þ поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.
Действенность и эффективность контроля обеспечиваются при соблюдении следующих требований:
· использование заранее принятых стандартов;
· соответствие функции, подлежащей измерению;
· доступность для своевременного понимания (позволяющая немедленно определить отклонение от норм и стандартов);
· результативность, способность продуцировать четкие корректирующие меры;
· последовательный характер контрольных процедур;
· базирование на реальных целях и задачах, ориентированных на объективные факты.
Современные исследования в области управленческого контроля в организациях базируются на системном подходе. При этом изучается контроль внутри организации (которая в данном случае представляет собой закрытую систему) и внешний контроль, осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации (организация рассматривается как открытая система). Американский исследователь организаций Р. Эдвардс разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля:
1. простой - осуществляемый на личностном уровне, где главную роль выполняют межличностные отношения;
2. структурный - осуществляемый на уровне системных ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации и данной корпоративной культуры;
3. технический - осуществляемый в ходе выполнения определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими, информационными или социотехническими технологиями;
4. бюрократический - основанный на безличных формальных отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых существующей иерархией данной организации.
В ходе функционирования каждой организации возникает культурно одобряемая система управленческого и социального контроля, сочетающая все основные четыре вида.
Для осуществления эффективного контроля в условиях организации используется несколько способов, с помощью которых руководители могут успешно направлять усилия персонала и регулировать распределение и движение ресурсов.
Управленческий контроль касается, прежде всего, поведения работников в организации, следовательно, как социальный контроль.
1.2 Контроль как функция управления
Управление — сознательное целенаправленное воздействие со стороны государства, экономических субъектов, на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.
Из определения следует, что управление – воздействие на объект для достижения цели. Контроль, в свою очередь, деятельность, направленная на обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей организации.
Именно поэтому контроль - одна из ведущих функций управления после целеполагания. Если не выработана цель, то и нечего контролировать. В связи с этим контроль – это процесс и способ обеспечения достижения организацией своих целей.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.
Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.
В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны:
а) познавательную, связанную с восприятием и изучением информации;
б) воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.
При оценке роли и места функции контроля в управлении, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.