Информация, как инструмент делового общения

Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида — почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы.

Расширение географических границ предпринимательства и ограниченность времени заставляют участников рынка активно использовать И

нтернет, факс и прочие средства оперативной связи и для ведения обычной деловой переписки, и при заключении, изменении и расторжении важных коммерческих сделок.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

- факсимильная связь;

- телефон и мобильный телефон;

- телеконференции, селекторная связь, конференц-связь, телемосты;

- электронная почта;

- Интернет.

2.1 Телефонная коммуникация

Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Современные технологии передачи данных позволяют использовать нетрадиционные методы для достижения уменьшения стоимости услуг телефонной связи, в тоже время сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.

Телефонная коммуникация - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

Многие ученые считают, что деловые люди тратят на телефонное общение от 4% до 25% своего рабочего времени. При использовании телефонной коммуникации повышается оперативность решения различных вопросов. А также отпадает необходимость посылать письменное сообщение.

2.2 Факсимильная связь - вид передачи деловой информации

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (большой объем, графика, подписи и т.д.).

Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средство связи стал широко использоваться в современном деловом общении. Телефаксы передаются посредством каналов факсимильной связи. Любой деловой контакт сейчас немыслим без обмена посланиями по такой связи.

Факсимильная связь является, по сути, электронной разновидностью обычной почтовой переписки, известной еще во времена Пушкина. Здесь также есть адресант, адресат и получатель. Само сообщение передается в форме письменного текста и визуально воспринимается именно как страница письма или документа (с поправкой на некоторую неизбежную потерю качества изображения).

Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов. Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии (факсимиле).

Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты, то есть дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости. Вместе с тем в телефаксах можно встретить некоторые сокращения, присущие только телефонному сообщению. При этом следует отметить, что стилистически телефаксы могут быть менее официальными, чем деловые письма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.

Например, в американской традиции принято иметь стандартную первую страницу для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы (организации). Бланк должен выглядеть так: в верхней части его размещается эмблема организации, а в самом низу по всей длине строки - адресата, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы.

Под изображением эмблемы пишется телефонное послание. Дата (день, месяц, год, отправки сообщения), время отправления сообщения, кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, организация, которую он представляет. Текст набирается на компьютере, подписывается от руки.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые будут отсылаться. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь необходимые реквизиты.

2. Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться.

3. Проставить номер своего партнера, название города и его код, название учреждения и обязательно фамилию и имя адресата.

4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

2.3 Автоответчики

Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам: люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение), или считают, что автоответчик используется в целях «искусственного отбора» нежелательных звонков, или, наконец, просто не хотят разговаривать с «автосекретарем», предпочитая живое общение.

Однако, каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку.

2.4 Электронная почта

Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модели в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.

Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.

В настоящее время электронная почта потеснила телефон как основное средство ведения бизнеса в современном мире.

«Прежде электронная почта воспринималась как дополнительное удобство, — заметил Рич Гус, вице-президент по маркетингу компании Sendmail. — Теперь же она стала основным средством связи для корпоративной Америки».

Электронная почта - эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в день!

 Скачать реферат