Возможности Acсess

Сохранение записи

Access сохраняет запись, когда вы из нее выходите Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter> Третьим способом сохранения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить команду Записи Сохранить запись (Records Save Record)

Сортировка и фильтрация записей в режиме таблицы

При поиске неко

торого значения Access находит и отображает соответствующую запись Но если заданному критерию удовлетворяет несколько записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов (или команд Фильтр (Filter) и Сортировка (Sort) из меню Записи (Records)), можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также быстро отсортировать их в нужном порядке Для сортировки всей таблицы используются две кнопки сортировки, а для выбора определенных записей — три кнопки фильтрации

Быстрая сортировка

Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию Сначала выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию (Я-А) (Sort Descending (Z-A))

Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные мгновенно будут отсортированы.

Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям, выделите несколько столбцов. Для этого сначала выделите один столбец, а затем нажмите клавишу <Shift> и перетащите курсор (Таким образом выделяются смежные столбцы) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т. д. Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом. Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort)

Печать записей

Записи таблицы можно распечатать в виде строк и столбцов. Воспользуйтесь простейшим способом — выберите команду Файл'=> Печать (File^Print) или щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. При этом появится диалоговое окно. Предположим, вы установили принтер в системе Microsoft Windows 95/NT. Щелкните на кнопке ОК и напечатайте Wy тем шрифтом, который вы выбрали для отображения (или его ближайшим эквивалентом для принтера). На распечатке будут также отражены все опции, установленные на момент печати таблицы. Скрытые столбцы напечатаны не будут. Линии сетки печатаются только в том случае, если в диалоговом окне Вид сетки (Cells Effects) (которое вызыва-юмандой Формат Ячейки (Format Cells)) отмечены кнопки опций в группе Линии сетки (Gridlines Shown). Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Причем разделение данных на страницы Access выполняет автоматически.

Печать таблицы

Управлять процессом печати можно из диалогового окна Печать (Print), выбирая следующие опции.

Печатать (Print Range) Распечатывает всю таблицу или только выбранные страницы или записи

Копии (Copies) Определяет число копий

Разобрать (Collate) Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям

С помощью кнопки Свойства (Properties) можно вызвать диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка Ир) позволит определить поля и заголовки.

Предварительный просмотр

Иногда перед печатью отчета возникают некоторые сомнения. Например, не лучше ли изменить высоту строк и ширину столбцов либо выбрать другой шрифт? Поэтому перед печатью всегда стоит вывести отчет на экран, чтобы убедиться, что с ним все в порядке.

Для этого щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), находящейся на панели инструментов, выберите команду Файл Предварительный просмотр (File^Print Preview). В результате появится окно предварительнoro просмотра. После щелчка на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) вы перейдете в режим предварительного пр смотра перед печатью. На экране будет показана первая из печатаемых страниц, а на панели инструментов появятся новые кнопки. Для перемещения по страницам можно воспользоваться кнопками, расположенными в нижней части окна предварительного просмотра (так же, как при перемещении по записям в режиме таблицы). Кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к следующим опциям печати:

Закрыть Возвращает в режим таблицы

Печать Открывает диалоговое окно

Одна страница Показывает одну страницу в режиме Предварительный просмотр (Print Preview)

Две страницы Показывает две страницы в режиме Предварительный просмотр (Print Preview)

Выбор масштаба Увеличивает или уменьшает масштаб отображения документа

Чтобы просмотреть более двух страниц, выполните команду Вид Число страниц (View Pages), а затем выберите 1, 2, 4, 8 или 12. Если вы удовлетворены видом таблицы в режиме предварительного просмотра и хотите ее распечатать, щелкните в кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. Если же вас что-то смущает, щелкните на кнопке Закрыть (Close), и вы вернетесь в режим таблицы, где можно будет отредактировать данные или изменить макет.

Заключение

Рассмотрены приемы ввода данных в режиме таблицы, перемещения по строкам и столбцам и изменения данных, передвижения строк и столбцов и изменения их размеров, предварительного просмотра и распечатки таблиц.

• В режиме таблицы данные отображаются в виде строк (записей) и столбцов (полей).

• С помощью полос прокрутки, клавиш управления курсором, опций меню и кнопок перехода можно быстро передвигаться по таблице и помещать курсор в любой записи или любом поле.

• Перейти в режим таблицы (Datasheet) можно из любого окна режима Конструктор (Table Design), щелкнув на кнопке Режим таблицы (Datasheet) (можно также щелкнуть на кнопке Открыть (Open) в окне базы данных).

• При вводе данных в таблицу соответствующая строка отмечается маркером новой записи.

Access выполняет автоматическую проверку допустимости данных различного типа (имеются в виду типы Число-I вой (Number), Денежный (Currency), Дата/время (Date/Time) и Логический (Yes/No)). Причем на уровне таблицы или формы вы можете добавить свои собственные правила проверки допустимости данных. OLE-объекты (например, звук, рисунки, графики, документы Word и цифровые видеозаписи) можно вставить в поле типа OLE с помощью команды Вставка=>0бъект (Insert Object) С помощью кнопок перемещения (расположенных в нижней части таблицы) можно быстро перемещаться по записям. Заданные значения можно находить и заменять с помощью команды Правка Найти (Edit Find) или Правка Заменить (Edit Replace). Для вставки в поле принятого по умолчанию значения нужно нажать <Сп"1+А11>+клавиша пробела, а для вставки значения поля из предыдущей записи — <Ctrl+'> В полях некоторых типов данные редактировать нельзя Это поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляемое, блокированное, недоступное, поле с блокированными записями, а также поля из некоторых типов запросов. С помощью функции отмены (Undo) можно отменить ввод значения поля, текущей записи или сохраненной записи. Чтобы удалить запись, нужно выбрать ее и нажать клавишу <Del>, либо выбрать команду Правка=>Удалить (Edit^Delete)

 Скачать реферат