Классификация документов в обороте предприятий

Введение

Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы – от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.

Цель

работы – рассмотреть подходы к организации делопроизводства в современных организациях. Для четкой организации делопроизводства необходимо их разделение на системы и комплексы, для чего служат локальные акты по организации делопроизводства. Для достижения поставленной цели в работе были поставлены следующие задачи:

- показать сущность документов и документооборота;

- изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота в коммерческих предприятиях.

Объектом исследования являются документы и документооборот предприятий.

Предметом исследования является классификация документов в обороте предприятий.

Теоретической базой исследования являются труды специалистов в области делопроизводства, таких как: Т.В. Кугушевой, В.А. Кудряева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.Ю. Рогожина и других, а так же федеральные законы и нормативные акты РФ, периодические издания.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Документы и документооборот

Организация как управленческая функция, являясь одной из основных, включает в себя реализацию следующих видов деятельности:

- создание, реорганизация, ликвидация учреждения;

- установление структуры учреждения;

- определение должностной структуры и штатной численности управленческого производственного персонала;

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

- лицензирование деятельности в необходимых случаях;

- установление режима работы и системы охраны;

- организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительный договор;

- устав организации;

- положение об организации;

- положения о структурных подразделениях;

- положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

- регламенты работы коллегиальных и совещательных органов;

- регламенты работы аппарата управления (руководства);

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции, правила и т.д.

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие руководству обеспечивать решение поставленных перед ним задач с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, представленные в распорядительных документах, различны по своему содержанию и могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и методов осуществления основной деятельности, обеспечение организации различными видами ресурсов (финансовых, трудовых, материальных, информационных).

К распорядительным документам относятся постановления, приказы и распоряжения.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее место среди них занимаю информационно-справочные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения и т.д.

Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по иерархическим уровням системы управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

2. Виды документов и их характеристика

Чтобы грамотно организовать «бумажную» систему компании, необходимо решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный для любой организации, независимо от профиля и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые подтвердят правоспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала. Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами.

Основной объём документооборота составляет документация, направления и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации.

1) Распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов).

2) Бухгалтерского учета и отчетности.

3) Документы, фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу).

4) Планово-отчетная (бизнес-планы, совет директоров, общие собрания, акционерные и т.д.).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации. Их отсутствие грозит компании применением мер административной ответственности, а в отдельных случаях может стать причиной предъявления иска о ликвидации фирмы.

 Скачать реферат