Документация и инвентаризация

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация п

осле стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления такие инвентаризации должны быть внезапными.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем предприятия и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, счетные работники, сами материально ответственные лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствие такого лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также в результате форс-мажорных обстоятельств к участию в инвентаризации могут привлекать представителей местных органов власти.

К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых ценностей должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выведены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, — сырье, материалы, товары и др. — должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы — рассортированы. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в последний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей. Если кладовщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое внимание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи материально ответственного лица, верность переноса остатка на начало периода и выведения остатка на его конец.

Инвентаризация проводится по каждому месту хранения, каждому материально ответственному лицу отдельно (и, как правило, в присутствии последнего). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания или обмера. Исключения допускаются лишь для предметов, хранящихся в неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании документов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых — техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка в описях.

Данные о выявленных и подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о том, что все ценности, отмеченные в описи, проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что он никаких претензий к комиссии не имеет. Оценка инвентаризуемых предметов указывается в описи только в том случае, если она расходится с оценкой в учете или не может быть установлена по его данным.

Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние средств хозяйства на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действительных остатков средств с их остатками по данным учета и приведения последних в соответствие с данными инвентаризации. С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими данными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвентаризации — излишки или недостачи. Все сведения показываются как в денежном, так и в натуральных измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не обо всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в таких ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях определяются по ценам, принятым в учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые бланки, в которых соединены формы инвентаризационных и сличительных ведомостей. После внесения инвентаризационной комиссией в эти бланки данных о фактическом наличии ценностей бухгалтерия проставляет в них данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.

Комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное решение о характере потерь и порчи ценностей она принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Список используемых источников

1. Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учёт. Теория и практика.

Учебное пособие. - М.: Книжный мир, 2004. - 748 с.

2. Бухгалтерский учёт / под ред. Л.И. Хоружий и Р.Н. Расторгуевой. -М.: КолосС, 2004. - 511 с: ил.

3. Бухгалтерский финансовый учёт: Учебник для вузов / Под ред. проф.Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2003. — 525 с.

4. Васькин Ф.И., Дятлова А.Ф. Бухгалтерский финансовый учёт. — М.:КолосС, 2004. - 560.: ил.

 Скачать реферат