Унификация служебных языка документов

Пример:

Фамилия

Имя

Отчество _

Год и место рождения и т.д.

Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Фраза в документе, выпол

ненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Следует отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

строгое соответствие между составом информации и видом документа;

использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.[8]

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.

Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Составитель его обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав.[5]

2 Культура спора

При проведении споров, дискуссий важным компонентом как аргументационной, так и аргументационно-оценивающей деятельности аргументатора и оппонента является учет возможности разнообразной интерпретации текста, создаваемого участниками дискуссии, а также их взглядов, их общего интеллектуального и эмоционального склада.

Хотя логические знания и навыки, безусловно, важны для участника идеальной дискуссии и "идеальный диалектик" ориентируется на построение логически правильных аргументационных конструкций и на адекватную логико-гносеологическую оценку, задать идеальный логический строй дискуссии, пользуясь лишь средствами логики, представляется задачей трудновыполнимой. Невозможно сформулировать чисто логические правила, руководствуясь которыми можно было бы обеспечить идеальность дискуссии всегда и везде и в соответствии с которыми решать вопрос об уместности того или иного монолога в любом случае идеальной дискуссии.

Участник идеальной дискуссии ("идеальный диалектик") реализует общие этические и гносеологические установки идеального аргументатора и идеального реципиента. Но специфика идеальной дискуссии накладывает на него дополнительные обязательства. Эти дополнительные обязательства связаны, прежде всего, с отношением к партнеру. Идеальный диалектик наделяет своего партнера презумпцией равенства себе, т. е. презумпцией обладания гносеологической и этической установками идеального аргументатора и реципиента. Последнее означает, что в ходе идеальной дискуссии не могут ставиться под сомнение искренность реципиента, его беспристрастность, стремление к истине, компетентность и т. д. Даже если такие сомнения возникают, идеальный диалектик не выражает их.[9]

Выше были охарактеризованы виды споров. Рассмотрим средства, с помощью которых происходит аргументационная деятельность. Аргументация осуществляется через построение определенного вида текста (письменного или устного). Особенностью аргументационного текста является то, что в нем реализуется логико-лингвистическая структура, для обозначения которой употребляется термин "аргументационная конструкция". Под аргументационной конструкцией понимается множество предложений, произнесенных или написанных некоторым лицом (аргументатором) и адресованных некоторому другому лицу или группе лиц (реципиенту, аудитории); при этом аргументатор надеется, что реципиент примет одно из названных предложений (тезис) вследствие принятия им других предложений аргументационной конструкции (оснований, посылок). Таким образом, в подобном тексте содержатся тезис и посылки аргументации, указание на связь между ними.

Чтобы четко представлять, какое положение является тезисом (предметом спора), о чем идет спор, необходимо выяснить три вопроса, касающихся этого тезиса:

1) все ли слова и выражения тезиса вполне и досконально понятны;

2) об одном ли только предмете идет речь, или обо всех без исключения предметах класса, или не обо всех, а только о некоторых (большинстве, многих, почти всех, нескольких и т. д.), т. е. необходимо установить "количественную" характеристику тезиса;

3) считается ли тезис несомненно истинным, достоверным и несомненно ложным, или же только вероятным в большей или меньшей степени, очень вероятным, просто вероятным, или же только возможным (нет доводов за и против)[11]

 Скачать реферат